Microsoft Excel vs. KYP Project
Haal het beste uit je bouwplanning
Voor een overzichtelijke bouwplanning is goede planningsoftware onmisbaar. Tegenwoordig zijn steeds meer tools beschikbaar om jouw projectplanning in te maken. Een van die tools is Microsoft Excel. Bestaat al jarenlang en is voor de meesten een bekend programma. Op deze pagina zetten we Excel en KYP Project tegenover elkaar om een vergelijking te maken.
Plannen in Excel
Excel is geschikt voor spreadsheets met formules, data-analyses en budgetoverzichten. Het programma biedt veel opties om grote hoeveelheden data te structureren, analyseren en rapporteren. Een echt rekenprogramma.
Onder bouwers is de agenda-template van Excel om een planning op te maken populair. Niks mis mee, want het geeft aan wat en wanneer een taak of onderdeel moet gebeuren. Met kleuren geef je aan wie verantwoordelijk is. Zo simpel is dat. Excel biedt veel mogelijkheden om een bouwplanning te personaliseren en in te richten zoals jij dat wilt. Een planning opzetten is het probleem niet. Alleen draait projectbeheer om meer dan de planning alleen. Goed om stil te staan bij wat je precies nodig hebt voor projectmanagement.
De power van projectmanagement
Projectmanagement bij bouwprojecten bestaat uit een tal van werkzaamheden. Kies daarom de juiste tool die je hierbij ondersteunt. Om een vergelijking te maken tussen een planprogramma en een rekenprogramma zetten we een aantal onmisbare functies bij plannen voor je op een rij.
| Plannen en reguleren |  |  |
|---|---|---|
| Projectoverzicht |  | |
| Standlijn van je project | | |
| Snel wijzigen van de planning | |  |
| Gebruikersvriendelijk programma | | |
| Planning importeren vanuit andere software | | |
| Meerdere taken in één keer wijzigen of verplaatsen | | |
Bij projectmanagement is effectieve communicatie onmisbaar om een project succesvol af te ronden. We gaan in op de elementen die jou daarbij helpen.
| Effectief communiceren | | |
|---|---|---|
| Directe communicatie vanuit de planning | | |
| Interactie – zie direct de status van projectpartners | | |
| Iedereen één planning | | |
| Focus op de bouw | | |
| Eenvoudig filteren op taken | | |
Eén ding is zeker: digitaliseren biedt kansen. Je hebt gezien wat de opties zijn voor effectief plannen en communiceren in een project. De moeite waard om die als startpunt te nemen als je een keuze maakt in projectmanagementsoftware. Er zijn nog een aantal laatste opties waar jij als bouwer heel blij van gaat worden:
| Extra opties | | |
|---|---|---|
| Kleuropties voor toewijzingen | | |
| Koppelingen met Woningborg, HomeDNA, en Ed Controls | | |
| Notificaties bij veranderingen, naderende taak of deadline | | |
| Leveringen direct boven de uitvoeringsplanning | | |
| Bestellingen plaatsen direct vanuit de planning | | |
| Analyse | | |
Plannen in KYP Project
1. Sterke communicatie
Of je nu verantwoordelijk bent voor een klein of groot project, naast een strakke planning is communicatie onmisbaar voor succes op de bouwplaats. In Excel kan je meerdere mensen toegang geven tot een Excel-sheet. Nadeel is dat iedereen die jij aan de planning toevoegt elementen kan aanpassen. Daar zit je niet altijd op te wachten.
Alleen gebruikers die in KYP Project de rol van Projectmanager hebben kunnen een planning maken of wijzigen. Iedereen die een taak krijgt toegewezen kan de planning openen, de taak inzien en een reactie geven via de berichtenfunctie. Handig, want hierdoor heb je gelijk het gespreksverslag in de tool staan. En het belangrijkste: één up-to-date planning om met al jouw partijen te delen. Dat communiceert bij een dagstart heel fijn. Iedereen is al op de hoogte van de laatste wijzigingen. Kan je gelijk ingaan op de inhoud in plaats van de planningsupdate. Werkt wel zo lekker.
2. Helder en compleet overzicht
Waar Excel veel opties biedt om een planning in te delen en vorm te geven, heeft KYP Project één lay-out waarin je aan de slag gaat. In plaats van 10.000 functies waarvan je er misschien maar een aantal gebruikt, focus KYP Project op die paar functies die écht relevant zijn. En door koppelingen met o.a. Woningborg, HomeDNA en Ed Controls heb je ook direct de controlepunten in de planning staan. De documenten en projectinformatie staan op één plek. Scheelt jou weer een extra programma openen.
3. Eenvoudig in gebruik
Excel is prima geschikt om datasheets tot in de details uit te pluizen, maar voor projectmanagement wil je vooral functionele knoppen. KYP Project is een gebruiksvriendelijk programma dat alleen de functies bevat die jij nodigt hebt voor effectief plannen en communiceren met alle partijen binnen het project. De tool is zo ingericht dat iedereen, van projectleider tot bouwpartner, erin kan werken. Geen overbodige opties, we houden het graag eenvoudig.
Wijzigingen doorvoeren is in Excel een tijdrovende bezigheid. Per regel de taak verschuiven, waarbij een foutje zo is gemaakt. In KYP Project is een aanpassing maken in de planning zo gedaan. Denk eens aan onwerkbaar weer doorvoeren. Dat kan een administratieve rompslomp zijn, maar dat hoeft natuurlijk niet. Je zet de planning op pauze en selecteert de taken waarop de wijziging van toepassing is. Klaar met wijzigen? Dan zet je de planning weer live. De personen op wie de wijziging effect heeft ontvangt direct een melding in de mailbox. Dat scheelt jou weer mailen en bellen. Ander voorbeeld: projectpartners zijn bij een dagstart al op de hoogte van de laatste planning. Dat betekent dat je over de inhoud kan gaan praten in plaats van updates doornemen. Zo houd je de dag productief.
Lees ook: Jouw bouwplanning nog in Excel? 5 redenen om het niet te doen
Wat kost goede projectmanagement?
KYP Project kost je:
- Minder tijd
- Minder mailtjes
- Minder belletjes
- Minder faalkosten
- Minder gedoe
En in euro’s? Er zijn verschillende pakketten, zodat je alleen betaalt voor wat je echt gebruikt. Bekijk de prijspakketten. Zijn de pakketten van KYP Project te vergelijken met Microsoft Excel? Nee, Excel is vaak een onderdeel van het Microsoft-pakket dat een organisatie aanschaft.
Importeren kan je leren
Wil je KYP Project proberen maar staat je project al klaar in Excel? Geen probleem. Je importeert eenvoudig een Excel-planning in KYP Project. In vier simpele stappen zet jij je planning over.
1. Open de Excel-planning en selecteer de taken die je gaat importeren.
2. Kopieer de geselecteerde taken met de sneltoets CTRL+C (of CMD+C op Mac).
3. Open een nieuwe KYP-planning, klik op de knop + Taak en plak de taken in de balk. Dat doe je met sneltoetsen CTRL+V (CMD+V op Mac).
4. Druk op enter en bam, al die taken staan nu onder elkaar in jouw KYP Planning.
Liever beeld erbij? Kijk dan deze korte instructievideo.