Bouwplanning nog in Excel? 5 redenen om het niet te doen
In de bouw is een projectplanning maken in Excel heel gebruikelijk. Maar waarom eigenlijk? Het is een programma dat iedereen kent, voelt vertrouwd en veilig. Is dat de enige reden waarom het zoveel wordt gebruikt om een planning te maken? Microsoft Excel werkt perfect om spreadsheets te maken, budgetten bij te houden en data te analyseren. Met andere woorden, een prima rekenprogramma dus. Voor daadwerkelijk projectbeheer biedt Excel daarentegen weinig opties. Maak het jezelf niet onnodig moeilijk. Innovatie en digitalisering zijn er juist om jouw werk makkelijker te maken. In deze blog gaan we in op 5 redenen waarom Excel niet het programma is voor een efficiënte bouwplanning.
1. Excel planningen zijn statisch
Een goede projectplanning ontstaat niet vanzelf. Voorafgaand aan het bouwproject gaat een planning maken gepaard met veel overleg en samenwerking tussen meerdere partijen. De eerste versie van een bouwplanning opzetten kan op verschillende manieren. Meestal wordt de overall planning omgezet naar een 6-wekenplanning. Die enorm uitgebreide overall planning belandt in een Excelletje die niet de talrijke mogelijkheden voor een dynamische projectplanning. Een andere manier van plannen is via de lean principes.
Een mooie vernieuwende stap binnen projectmanagement die door velen wordt omarmd. Alle betrokken partijen komen bij elkaar en vormen gezamenlijk een planning door post-its te plakken op de muur. Een interactieve aanpak waarbij communicatie en samenwerking onmisbaar zijn.
Maar wat gebeurt er na zo’n creatieve en effectieve plansessie? Die post-its moeten ten slotte vertaald worden naar één overzichtelijke planning die voor iedereen beschikbaar is. En daar grijpt men al gauw terug op oud en vertrouwd. Die kleurrijke planningsmuur waar de energie vanaf spat slaan werkvoorbereiders en uitvoerders helaas weer plat in een statisch Excelletje. Misschien sta je er niet eens bij stil, want je wilt gewoon een overzicht creëren die je kan uitsturen naar het projectteam.
Toch is het zonde van al het werk, waarbij communicatie in de aanpak centraal staat, dat vervolgens wordt vertaald naar een statisch programma dat niet de handige functies biedt om een duidelijke planning te maken. Daarnaast is Excel een erg uitgebreid programma waarin je de planning op allerlei manieren kan vormgeven. Werkt voor jou heel lekker en overzichtelijk, maar hoe “overzichtelijk” is die planning voor anderen?
2. Wijzigen, mailen, bellen. En nog eens, en nog eens, en nog eens…
Oké, die planning is eindelijk af en verstuurd. Dat moet een voldaan gevoel geven. Elke taak staat erin en de planning is naar alle betrokkenen verstuurd. Laat dat project maar starten! Maar weet je eigenlijk wel of iedereen deze planning ook daadwerkelijk heeft gezien? En gedurende het project loop je ongetwijfeld tegen vertragingen aan. De vraag is alleen, wanneer. En ja hoor, in de tweede week mag je alweer een nieuwe versie maken vanwege onwerkbaar weer. Wijzigingen doorvoeren, nieuwe versie versturen en nabellen. En zo zijn er vast meer vertragingen tijdens een project.
Excel heeft niet de ondersteunende functies die het doorvoeren van zulke wijzigingen makkelijker maakt. Je bent daarom meer tijd kwijt met handmatig aanpassen dan nodig. Waarschijnlijk ben je ook niet anders gewend. Reken eens uit hoeveel tijd je nu precies besteedt aan de planning wijzigen en iedereen hierover informeren. Een interactief planprogramma (zoals KYP Project), is echt gemaakt om jou het plannen makkelijk te maken. En jouw collega’s zijn ook nog eens direct op de hoogte van de wijzigingen. Onderzoek onder 150 uitvoerders toont aan dat zij gemiddeld 4 uur en 40 minuten per week besparen met plannen in KYP Project. Dat is een halve dag extra elke week! Een realtime planning scheelt je een hoop extra werk én communicatie.
3. Meerdere versies in omloop
Iedereen heeft dezelfde Excel planning voor zijn neus. Althans, dat denk je. Totdat blijkt dat een van de projectpartners toch met een verouderde versie werkt. Die kwam mooi een dag te laat opdagen en zorgde daardoor in het begin van het project al voor onnodige vertraging. Tja, versiebeheer is niet zo eenvoudig als het lijkt. Bij sommigen begint dit al bij hun eigen bureaublad, bij anderen gaat het mis wanneer verschillende versies van de planning op de mail te ronde gaan. Wijzigingen worden per mail of telefonisch doorgegeven en hierdoor neemt het risico op misverstanden toe. Zonde, want die frisse bak energie moet jij als uitvoerder nu gebruiken om al in een vroeg stadium brandjes te blussen.
Daarnaast is documentatie op orde hebben met de invoering van Wet Kwaliteitsborging noodzakelijk binnen de bouwsector. Als werkvoorbereider of uitvoerder wil je daarom altijd inzicht hebben in belangrijke documentatie, bewijsmateriaal en rapporten. Met Excel-bestanden is het niet overzichtelijk om al deze informatie bij elkaar te houden. Vaak is het versnipperd onder verschillende sub-verantwoordelijken binnen een project.
Excel werkt prima voor zelfstandige bestanden, maar zodra je een planning gaat delen wil je dat het een interactief bestand wordt waar iedereen makkelijk bij kan. Tijdens een bouwproject is werken met meerdere mensen in zelfstandige bestanden namelijk lastig te controleren. Een planning wordt opgeslagen op het bureaublad, men brengt hierin wijzigingen aan en een fout is hierdoor zo gemaakt. Als projectleden niet de laatste versie van een planning voor zich hebben praat je niet meer over hetzelfde en vergroot de kans op miscommunicatie.
Dan kun je natuurlijk kiezen om de Excel-planning op een SharePoint- of Google-omgeving te plaatsen, zodat de planning in ieder geval online staat. Toch is het geen gebruikelijke manier, omdat je iedere partij toegang moet geven tot deze omgeving. Je moet ook goed opletten of de partijen geen toegang hebben tot jouw andere mappen. Daarnaast moeten de partijen zelf naar deze omgeving toegaan om de nieuwe informatie op te halen. Heb je alles gedeeld met de juiste partijen dan weet je nog niet of ze jouw planning ook daadwerkelijk bekeken hebben. Makkelijker is om te kiezen voor een online tool die automatisch de informatie toestuurt naar de partijen, zodat zij snel en eenvoudig bij de laatste info voor zich hebben.
Lees ook: Projectplanning in Excel maken is verleden tijd
4. Miscommunicatie bij projectleden
Een logisch gevolg van verschillende versies van een planning is miscommunicatie. Waar moeten projectleden van uitgaan? Kunnen zij wel ergens vanuit gaan? Daarnaast is het erg lastig te controleren of taken op de juiste deadline gereed zijn. Heb jij weleens een projectpartner op de bouwplaats gehad die dagen te vroeg was? Of misschien was je zelf diegene die er een keer niet op het juiste moment was dankzij een fout in de planning of communicatie. Dit roept veel irritatie op bij jou als uitvoerder of werkvoorbereider, maar ook bij de projectpartner. Het is natuurlijk heel jammer om te merken dat je projectleden minder betrokken raken als ze niet de juiste informatie ontvangen. Dat maakt het project onnodig onrustig.
Een actuele standlijn biedt de oplossing. Voor iedereen online zichtbaarheid creëren binnen alle projecten. Dit zorgt ook voor een stukje gezonde ‘sociale controle’. Zo kunnen projectleden met elkaar meedenken, elkaar helpen en het project continu verbeteren. Met elkaar werken in plaats van voor elkaar werken.
5. Eén team, één taak.. Of toch niet?
Een project doe je niet alleen. Je bent sterk afhankelijk van de projectpartners. Met drukte in de bouw is het fijn om snel overzicht te hebben in de capaciteit van jouw team of onderneming. Excel is flexibel en biedt de ruimte om op je eigen manier te plannen, maar dit kan zeker bij de projectpartners irritaties oproepen. Stel je eens voor hoe de partijen moeten puzzelen om tussen alle soorten planningen hun capaciteit eruit te halen. Het maakt dat projectpartners passief aan het project deelnemen. Die denkbeeldige hiërarchie is ook niet helemaal meer van deze tijd. Iedereen wil toch gewoon weten waar ze aan toe zijn?
Maak liever gebruik van een tool die het (denk)werk van jou en je collega’s juist versterkt! Het werkt veel lekkerder als iedereen bij binnenkomst van een meeting al van de laatste zaken op de hoogte is. Dat maakt een meeting veel actiever en breng je het gesprek op gang. Zo wordt bouwen veel leuker!
Bij KYP Project bieden we zo’n interactieve manier van plannen als alternatief op Excel. Meer dan 50.000 mede-bouwers hebben Excel al ingeruild en besparen gemiddeld 4 uur en 40 minuten per week aan het maken van een planning en onnodige communicatie. Probeer het ook eens uit!