Wie erstellst du einen Projektplan? – Befolge diese 5 Schritte für eine gute Grundlage
Ein Projektplan ist das wichtigste Gestaltungselement eines Projekts. Indem Sie einen Projektplan erstellen, setzt du klare Grenzen mit einem klaren Ziel. Auf diese Weise arbeitest du gerichtet auf das Endergebnis hin. Deshalb brauchst du als Projektmanager einen guten Projektplan.
Aber du kannst nur dann einen guten, klaren Plan machen, wenn du weißt, was das Ziel des Projekts ist. Mit einem Projektplan kannst du dann die Fristen festlegen und einhalten. Ein Projektplan verhindert Feuergefechte und sorgt dafür, dass du alle deine Bauprojekte im Griff hast.
Deshalb ist es so wichtig, zu Beginn eines Projekts einen Plan aufzustellen. In diesem Blog geben wir dir einen Schritt-für-Schritt-Plan an die Hand, mit dem du alle deine Projekte in Angriff nehmen kannst. Befolge diese 5 Schritte für eine gute Grundlage:
- Lege den gesamten Umfang des Projekts fest.
- Unterteile das Bauprojekt in Schritte und Phasen.
- Bestimme, welche externen Faktoren das Projekt beeinflussen werden.
- Erstelle einen Zeitplan.
- Erstelle einen Kommunikationsplan.
Ein vollständiger Projektplan in 5 Schritten
Diese Schritte müssen erklärt werden, damit du das Beste aus deinem Projektplan herausholen kannst. Wir erklären die Schritte weiter unten.
Schritt 1: Definiere den gesamten Umfang des Projekts
Als Projektmanager/in fängst du nicht ganz am Anfang eines Projekts an. Der Umfang eines Bauprojekts ist bereits festgelegt, bevor überhaupt eine Zeichnung angefertigt wurde.
Wichtig ist jedoch, dass Sie für sich selbst eine Abgrenzung vornehmen. Wir sprechen hauptsächlich über die folgenden Elemente:
Eine Gesamtplanung vornehmen
Auch, wenn dies noch keine vollständig detaillierte Auflistung aller verschiedenen Elemente ist, ist es wichtig, eine konkrete Aufstellung zu machen. Welche Materialien brauchst du und welches Fachwissen? Welche Aufgaben folgen aufeinander, zum Beispiel weil sie voneinander abhängen? Wenn du dir ein vollständiges Bild von diesen Abhängigkeiten machst, kannst du die nächsten Schritte leichter ausfüllen.
Bestimmen der notwendigen Fachleute auf der Grundlage der Zeichnungen
Die Zeichnungen sind gemacht und du hast die groben Umrisse einer Planung. Jetzt kannst du dich näher mit den Parteien befassen, die an dem Projekt beteiligt sein werden. Sie machen eine Schätzung der Kosten, wann Parteien an welchem
Erstellung eines Kostenvoranschlags
Sobald du eine Liste der benötigten Materialien hast, kannst du einen Kostenvoranschlag erstellen, zusammen mit den Arbeiten, die in diesem Projekt erledigt werden müssen, und den Parteien, die du für die Ausführung brauchst. Frage dich: Wie viel wird das Baumaterial kosten? Wie hoch sind die Kosten für die Qualitätssicherung? Indem du die Lieferungen an die Baustelle im Voraus planst, vermeidest du Verzögerungen, mögliche Kosten und arbeitest auf nachhaltige Weise.
Schritt 2: Unterteile das Projekt in Schritte und Phasen
Nach der Projektdefinition unterteilen Sie das Projekt in Phasen. Welche entscheidenden Aufgaben müssen zuerst erledigt werden? Gruppenaufgaben, die in Etappen aufeinander bezogen sind. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick für die Parteien, die mit diesen Aufgaben verbunden sind. Und Sie als Projektleiter haben einen besseren Überblick über den Projektfortschritt.
Schritt 3: Bestimme, welche externen Faktoren das Projekt beeinflussen werden
Projekte werden immer von unterschiedlichen Umweltfaktoren beeinflusst. Verzögerungen, die durch andere Parteien, Vorschriften oder andere Faktoren verursacht werden, können das Projekt verlangsamen. Mache eine Bestandsaufnahme der Parteien und Faktoren im Umfeld, die deine Herangehensweise an das Projekt oder das Projekt selbst beeinflussen, z.B. Gemeinden oder Kunden. Das nennt man eine Umweltanalyse.
Neben der Umwelt gibt es auch die direkt Beteiligten, wie zum Beispiel die Projektpartner oder interne Mitarbeiter. Mache eine Bestandsaufnahme der Leute, die du in und um dein Projekt herum brauchst, damit die Planung entsprechend angepasst werden kann.
Schritt 4: Verknüpfen Sie Aufgaben mit Parteien
Nachdem alle Elemente der Planung inventarisiert wurden, ist es an der Zeit, alle Aufgaben mit der richtigen ausführenden Partei zu verknüpfen. So sind die wechselseitigen Zusammenhänge der Aufgaben für das gesamte Team klar und Sie vermeiden Fehler.
Die Visualisierung dieser Gesamtplanung kann auf verschiedene Weise erfolgen. Sie können wählen, ob Sie eine Streifenplanung oder Balkenplanung / Gantt-Diagramm einrichten möchten. Mit KYP Project können Sie einfach und schnell eine vollständig interaktive Planung zusammenstellen. Verknüpfen Sie die Beteiligten mit ihren Aufgaben, sodass alle Teil der Planung werden.
Schritt 5: Erstelle einen Kommunikationsplan
Nachdem die Gesamtplanung des Projekts erstellt wurde, ist es wichtig, darüber nachzudenken, wie man den Überblick über die Planung behält. Mit KYP Project ist das ganz einfach. Aufgaben werden in unserem Projektmanagement-Tool als digitale Post-its angezeigt. Die verschiedenen Beteiligten führen ihre Aufgaben aus und haken sie ab. Die Aufgaben werden von den Ausführenden geprüft und abgehakt. Dadurch wird die Aufgabe transparent und ist nicht mehr bearbeitbar.
KYP Project gibt dir automatisch ein Signal, wenn sich die Planung voraussichtlich verzögern wird. Das passiert z.B., wenn digitale Post-its von den Parteien nicht abgehakt werden. Außerdem kannst du mit diesen Daten in Zukunft realistischere Einschätzungen zu Terminen und Budgets machen. KYP Project sammelt mit KYP Analytics sehr interessante Daten, die Aufschluss über die Elemente geben, die gut laufen und die, die nicht gut laufen.
Überlege dir auch, wie du die Menschen während und nach dem Projekt informieren wirst. Mit KYP Project ist es sehr einfach, die richtigen und vollständigen Informationen an die richtigen Parteien zu liefern.
Einen Projektplan aufstellen
Die oben genannten 5 Schritte geben dir eine gute Grundlage für die Erstellung eines Projektplans. Damit machst du eine Bestandsaufnahme der wichtigsten Faktoren, die die Projektplanung beeinflussen. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung einer guten Projektplanung, aber denken Sie daran, dass sich eine Planung in der Praxis immer ändern kann.
Letztendlich ist eine erste Planung als Richtlinie gedacht und die tatsächliche Planung wird sich mehrmals ändern. Die Idee ist, dass Sie eine gute Bestandsaufnahme der Schritte haben, die Sie für einen möglichst realistischen Zeitplan verwenden müssen. Auf diese Weise haben Sie, unabhängig von Ihrer Rolle und Erfahrung, mehr Kontrolle über Ihre Projekte.