Schnellstart-Anleitung
Mit dieser Schnellstart-Anleitung lernen Sie in kurzer Zeit, wie Sie einen Projektplanung in KYP Project erstellen. Mit praktischen Tipps und Anleitungsvideos wird Ihre Bauplanung Bauzeitenplan so solide wie ein Fels sein!
Hunderte von Fachleuten arbeiten bereits einfacher und intelligenter.
Das Projektübersicht
In der Projektübersicht (Hauptmenü) sehen Sie verschiedene Registerkarten. Diese Registerkarten stehen für die verschiedenen Arten von Projekten in KYP Project:
- Aktiv: Hier sehen Sie alle Projekte, die aktiviert sind und die mit allen Beteiligten des Projekts kommunizieren.
- Inaktiv: Alle Projektpläne, die Sie erstellen, werden zunächst auf der Registerkarte Inaktiv angezeigt. Hier können Sie so viele Projekte starten, wie Sie möchten. Bei diesen Projekten findet noch keine Kommunikation mit den Projektbeteiligten statt.
- Abgeschlossen: Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, können Sie es beenden. Dies ist die Schaltfläche „Abgeschlossen“, unter der die Projekte gespeichert werden.
- Neues Projekt: Hier können Sie ein neues Projekt starten. Diese Schaltfläche ist für jeden zugänglich
Ein Projekt erstellen
Sie können ein neues Projekt erstellen, indem Sie im Hauptmenü auf „+ Neues Projekt“ klicken. Es öffnet sich der Bildschirm, in dem Sie die Projektdaten eingeben können:
- Projektname: Geben Sie den Projektnamen ein, eventuell auch den Firmennamen. Auf diese Weise kann der Projektpartner sehen, für wen er das Projekt durchführt.
- Startdatum: Sie können Post-Its ab dem Startdatum hinzufügen. Berücksichtigen Sie den Prozess der Arbeitsvorbereitung, zum Beispiel
- Arbeitstage: Geben Sie hier die Vertragstage ein. Wenn sich das Projekt verzögert, sehen Sie, wie viele Tage die vertraglich vereinbarten Tage vergangen sind.
- Speichern: Klicken Sie auf Speichern, um den Plan zu speichern. Der Plan erscheint dann unter der Registerkarte „Inaktiv“.
Aufgaben erstellen
Sie können Aufgaben in der Planung auf 4 verschiedene Arten erstellen:
- Importieren Sie Aufgaben aus einem Asta Powerproject- oder Microsoft-Project Projekt, indem Sie die Schaltfläche ‚Planung importieren‚ verwenden
- Kopieren und Einfügen von Aufgaben aus einer Excel-Planung mit Hilfe der Tastenkombination STRG + C
- Erstellen von Aufgaben über die +Aufgabe-Schaltfläche
- Erstellen von Aufgaben mit Hilfe der +Aufgabenleiste
Einen Zeitplan importieren
Es ist möglich, einen Zeitplan aus Asta Powerproject, Microsoft Project oder einer Excel Zeitplan in KYP Project zu laden.
Asta Powerproject und Microsoft Project:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Planung importieren‚. Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn der Planung noch leer ist.
- Wählen Sie den Planung aus Ihren Dateien aus. Diese Datei muss als .XML Datei gespeichert sein.
- Klicken Sie auf ‚Importieren‚. Alle Vorgänge und Post-Its werden direkt in Ihrem KYP Project Planung erscheinen!
Excel:
- Wählen Sie in Ihrer Excel-Datei nur die Aufgaben aus, die Sie importieren möchten
- Kopieren Sie diese Vorgänge mit dem Tastaturkürzel STRG+C/CMD+C
- Kehren Sie zu KYP Project zurück, klicken Sie in die Leiste +Aufgaben und fügen Sie die Aufgaben mit der Tastenkombination STRG+V/CMD+V in die Leiste ein. Oder klicken Sie in der Leiste auf die rechte Maustaste und klicken Sie auf Einfügen
- Drücken Sie die Eingabetaste und alle Aufgaben werden in Ihrem KYP Projektplan aufgelistet
Phasen erstellen
Durch das Anlegen von Phasen schaffen Sie Übersicht in Ihrer Planung, da Sie diese ein- und ausblenden können. Sie können Phasen wie folgt anlegen:
- Erstellen Sie die Aufgaben, die Sie in eine Phase einordnen möchten
- Klicken Sie in das Kästchen für die Aufgabennummern, die Sie in die Phase einfügen möchten, so dass ein Häkchen im Kästchen erscheint.
- Wenn alle Aufgaben ausgewählt sind, klicken Sie auf ‘+Phase’
- Geben Sie der Phase einen Namen und klicken Sie auf ‘Speichern’
Hinzufügen von Teilnehmern
In KYP Project können Sie so viele Teilnehmer hinzufügen, wie Sie möchten. Sie können alle Teilnehmer hinzufügen, indem Sie im linken Menü auf ‚Teilnehmer‚ klicken:
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie zum Planung hinzufügen möchten. Wenn die Person bereits ein KYP Konto hat, werden die anderen Felder automatisch ausgefüllt, wenn Sie auf die Schaltfläche ‚Tab‚ klicken
- Dann weisen Sie dieser Person eine Rolle und eine Farbe zu. Die Farbe, die Sie der Person zuweisen, wird später auf den Post-Its sichtbar sein, die mit dieser Person verknüpft sind
- Klicken Sie dann auf ‚Hinzufügen‚.
Abhaken von Post-Its
Post-Its können auf 3 Arten abgehakt werden:
- Mit einem Rechtsklick auf das Post-it
- Indem Sie mit der linken Maustaste auf das Post-It klicken und dann auf die Schaltfläche ‚Abgeschlossen‚
- In der KYP App, indem Sie auf die grüne Schaltfläche ‚Post-its abhaken‚ klicken
Ihre Planung ändern
Mit der Ups-Funktion ist es ganz einfach, Ihre Planung zu ändern. Diese Funktion macht es einfach, die Planung zu ändern, während die aktuelle Planung auf Pause gesetzt wird. Sie können die Ups-Funktion einschalten, indem Sie auf das Zahnrad oben rechts auf Ihrem Bildschirm gehen. Sobald Sie ein Post-it verschieben, öffnet sich die Ups-Funktion! Es handelt sich um eine Art Musterplanung, die gewissermaßen pausiert wird. Hier können Sie angeben, was beim Verschieben des Post-it verschoben werden soll und was nicht. Was können Sie sonst noch mit der Funktion ‚Up‘ machen?
- Erlauben, dass alle nachfolgenden Aufgaben verschoben werden
- Verschieben oder erweitern pro Aufgabe oder pro Phase
- Gehen Sie mit der Schaltfläche ‚Zurücksetzen‚ einen Schritt zurück
- Mit der Schaltfläche ‚Erneut‚ eine Aktion erneut ausführen
- Hinzufügen einer Nachricht als Grund für die Änderung
Hinzufügen von Dokumenten
Es ist möglich, alle Arten von Dokumenten mit einer oder mehreren Aufgaben zu verknüpfen. Sie können dies wie folgt tun:
- Klicken Sie im linken Menü auf ‚Dokumente‚
- Klicken Sie dann auf ‚Dokument hochladen‚
- Suchen Sie das gewünschte Dokument in Ihren Dateien unter der Schaltfläche ‚Durchsuchen‚
- Geben Sie dem Dokument einen Namen, wählen Sie, für welche Aufgabe das Dokument bestimmt ist, geben Sie die Art des Dokuments an und klicken Sie auf ‚Speichern‚
Das Projekt aktivieren
Yeah! Sie haben nun alle Schritte ausgeführt, um ein Projekt zu aktivieren. Wenn Sie den Projektplan aktivieren, wird er freigegeben und alle Personen, denen Sie eine Aufgabe zugewiesen haben, erhalten eine E-Mail. Sie können ihn wie folgt aktivieren:
- Halten Sie alle Projektbeteiligten über den aktuellen Stand des Projekts auf dem Laufenden
- Jeder, der betroffen ist, erhält eine Nachricht, wenn sich die Planung ändert
- Sie haben von nun an immer einen klaren Überblick über die Projektplanung
- das Beste aus Ihren Projekten herausholen
