Was ist ein Balkenplan?

Ein Balkenplan ist eine Möglichkeit, eine Planung darzustellen. Für viele Menschen ist es einfacher, sich einen Zeitplan vorzustellen, wenn sie ihn in einer klaren schematischen Darstellung sehen können; und genau das ist es, was ein Balkenplan tut. Außerdem ist es mit einem Balkenplan viel einfacher, den Fortschritt in Bezug auf die Planung zu verfolgen.

In einem Balkenplan werden die zu erledigenden Aufgaben links untereinander aufgelistet. Auf der horizontalen Achse sind von links nach rechts verschiedene Daten angegeben, die einen Zeitstrahl bilden. Jede Aufgabe wird dann mit einem Balken an den Tagen versehen, an denen sie ausgeführt werden soll. So erhalten Sie eine Art Treppe von Aufgaben und können auf einen Blick sehen, welche Aufgaben aufeinander folgen.

Wozu ist ein Balkenplan nützlich?

Die Verwendung eines Balkenplans hat mehrere Vorteile. Ein Balkenplan bietet einen schnellen Einblick in Ihre Projektplanung:

1. Ein Balkenplan zeigt deutlich die zu erledigenden Aufgaben, einschließlich eines Start- und Enddatums.
2. Jede Aufgabe (Balken in der Übersicht) ist einem Verantwortlichen zugeordnet.
3. Verbindungen und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben sind sofort ersichtlich.
4. Der Balkenplan erleichtert die Verwendung einer „Standlinie“, die zur Überwachung des Projektfortschritts verwendet werden kann.

Was ist eine Statuszeile?

Bei einem Balkenplan können Sie eine Statuszeile gut gebrauchen. Nachdem ein Zeitplan erstellt wurde, kann alles Mögliche passieren: Fristen können zu eng gesetzt worden sein, die Beteiligten haben ihre eigenen Zeitpläne, die sich ändern können, und andere Umweltfaktoren können zu Verzögerungen führen.

Die Statuszeile zeigt den Fortschritt in der Praxis an. Damit können Sie sofort sehen, wo Sie im Projekt stehen und ob das Projekt noch im Zeitplan liegt. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie als Projektleiter dank der Statuszeile rechtzeitig Anpassungen vornehmen. Die Kunden sehen auch direkt, wie das Projekt voranschreitet.

Wie macht man einen Balkenplan?

Die Erstellung eines Balkenplans in Excel ist sehr einfach. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie Sie ein Balkenplan in 3 Schritten erstellen können. Wenn das Projekt komplizierter wird (z.B., weil es sich um ein sehr großes Projekt handelt), dann ist es ratsam, ein spezielles Planungstool zu verwenden: zum Beispiel KYP Project!

Schritt 1: Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Aufgaben und teilen Sie sie in Phasen ein.

Um einen Balkenplan zu erstellen, müssen Sie zunächst wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Manchmal ist dies bereits geschehen, und es ist Ihre Aufgabe, dies in einen Zeitplan einzubauen. In jedem Fall sollten auch diese Aufgaben in Phasen unterteilt werden, da dies letztlich den besten Überblick bietet.

Tipp: Achten Sie darauf, welche Aufgaben von anderen abhängig sind und welche Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können. Wenn Sie ein Balkenplan vornehmen, können Sie diese Verbindungen auch sichtbar machen.

Schritt 2: Erstellen einer Zeitleiste in Excel

Wenn alle Aufgaben inventarisiert und in Phasen eingeteilt sind, erstellen Sie einen Zeitplan für sie. Verwenden Sie die Spalten, um eine Zeiteinteilung vorzunehmen. Sie können zum Beispiel eine Woche pro Kästchen verwenden: Dann tragen Sie in jede Spalte eine Wochennummer ein. Wenn ein Projekt ein Jahr dauert, haben Sie 52 Spalten: von Woche 1 bis Woche 52. Durch diese Aufteilung sehen Sie auch sofort die Wochen, in denen die Arbeit z. B. aufgrund von Ferien unterbrochen wurde.

Tipp: Wenn Sie einen Monat über die Wochenzahlen setzen, können Sie besser erkennen, wie viel Zeit ein Projekt in Anspruch nimmt.

Schritt 3: Entscheiden Sie, wie lange jede Aufgabe dauern wird

Jetzt können Sie die Kästchen für jede Aktivität ausmalen. In diesem Beispiel der Balkenplanung entspricht ein Feld einer Woche. Es ist möglich, dass sich die Aufgaben überschneiden. In diesem Beispiel können Sie dies daran erkennen, dass die Kästchen untereinander farbig sind. Die Zeit für eine Aufgabe wird wie folgt bestimmt:

1. Beginnen Sie mit dem Datum des Beginns der ersten Aktivität.
2. Bestimmen Sie, wie viel Zeit für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird.
3. Berücksichtigen Sie auch eventuelle Wartezeiten (z. B. Warten auf das Aushärten des Betons).
4. Anhand dieser beiden Punkte können Sie sehen, wie lange eine Aufgabe dauern wird. Bestimmen Sie das Enddatum.
5. Erledigen Sie die Aufgabe im Balkenplan. Wiederholen Sie diese Schritte für jede weitere Aufgabe.

Auf diese Weise können Sie schnell und einfach ein Balkenplan erstellen. Neben dem Balkenplan werden häufig auch andere Planungsmethoden verwendet, wie z. B. ein Streifenplan oder ein Gantt-Diagramm. Wir haben auch eine Erklärung dieser Planungsmethoden und bieten Hilfe bei der Verwendung eines Gantt-Diagramms.

KYP Project macht die Balkenplanung noch einfacher!

Die Erstellung eines Balkenplans in Excel ist nicht die ideale Lösung. Mit KYP Project wird es viel einfacher. Sie geben die Aufgaben einfach in unser Online-Projektplanungstool ein. Verknüpfen Sie dann ein Anfangs- und Enddatum mit ihnen. KYP Project erzeugt automatisch eine Übersicht für Sie, mit einer täglich aktualisierten Ergebnisliste! KYP Project löst somit mehrere der Nachteile von Excel:

• Kommunikation. Änderungen werden automatisch an alle Beteiligten übermittelt, so dass Sie nichts tun müssen! Das spart eine Menge E-Mails.
• Eine Version. Mit einem Planungswerkzeug wie KYP Project werden die Beteiligten nie wieder eine falsche Version haben, denn es gibt nur eine Version für alle.
• Online. Die Planung ist jederzeit über die Website oder die App für Android und iOS zugänglich, egal ob Sie im Büro oder auf der Baustelle sind!