Excel für Ihre Bauplanung? 5 Gründe, es nicht zu tun
In der Baubranche ist Projekte planen mit Excel durchaus üblich. Aber warum? Es ist ein Programm, das jeder kennt, es fühlt sich vertraut und sicher an. Ist das der einzige Grund, warum es so häufig für die Planung verwendet wird? Microsoft Excel eignet sich hervorragend für die Erstellung von Tabellen, die Verwaltung von Budgets und die Analyse von Daten. Mit anderen Worten: ein hervorragendes Berechnungsprogramm. Für das eigentliche Projektmanagement bietet Excel jedoch nur wenige Möglichkeiten. Machen Sie es sich nicht unnötig schwer. Innovation und Digitalisierung sind dazu da, Ihnen bei Ihrer Arbeit zu helfen. In diesem Blog werden wir 5 Gründe erörtern, warum Excel nicht das richtige Programm für eine effiziente Bauplanung ist.
1. Excel-Pläne sind statisch
Ein Projektplan erstellen ergibt sich nicht von selbst. Im Vorfeld eines Bauprojekts erfordert die Planung ein hohes Maß an Absprache und Zusammenarbeit zwischen mehreren Parteien. Die Erstellung der ersten Version eines Bauzeitplans kann auf verschiedene Weise erfolgen. Normalerweise wird der gesamte Zeitplan in einen 6-Wochen-Zeitplan umgewandelt. Dieser extrem umfangreiche Gesamtplan landet in einer kleinen Excel-Datei, die nicht über die zahlreichen Möglichkeiten einer dynamischen Projektplanung verfügt. Eine weitere Möglichkeit der Planung ist die Anwendung der Lean-Prinzipien.
Dies ist ein schöner innovativer Schritt im Projektmanagement, der von vielen angenommen wurde. Alle beteiligten Parteien kommen zusammen und erstellen gemeinsam einen Plan, indem sie Post-its anfertigen und an die Wand kleben. Ein interaktiver Ansatz, bei dem Kommunikation und Zusammenarbeit unverzichtbar sind.
Aber was passiert nach einer solchen kreativen und effektiven Planungssitzung? Schließlich müssen die Post-its in einen klaren Plan übersetzt werden, der für alle zugänglich ist. Und hier greifen die Menschen schnell auf das Alte und Vertraute zurück. Diese farbenfrohe Wand der Planung, die vor Energie strotzt, wird leider von Planern und Führungskräften in einer statischen Excel-Tabelle wieder platt gemacht. Vielleicht denken Sie gar nicht darüber nach, weil Sie einfach nur eine Übersicht erstellen wollen, die Sie an das Projektteam schicken können.
Dennoch ist es eine Verschwendung all der Arbeit, bei der die Kommunikation im Mittelpunkt steht, die dann in ein statisches Programm umgesetzt wird, das nicht die praktischen Funktionen bietet, um eine klare Planung zu erstellen. Außerdem ist Excel ein sehr umfangreiches Programm, in dem Sie die Planung auf alle möglichen Arten gestalten können. Für Sie funktioniert das sehr gut, aber wie „klar“ ist die Planung für andere?
2. Ändern, mailen, anrufen. Und wieder, und wieder, und wieder….
Okay, die Planung ist endlich abgeschlossen und abgeschickt. Das muss ein Gefühl der Zufriedenheit geben. Alle Aufgaben sind erledigt und die Planung wurde an alle Beteiligten verschickt. Lasst uns mit dem Projekt beginnen! Aber wissen Sie, ob jeder diese Planung auch wirklich gesehen hat? Und während des Projekts werden Sie zwangsläufig auf Verzögerungen stoßen. Die Frage ist nur, wann? Und ja, in der zweiten Woche müssen Sie eine neue Version machen, weil das Wetter nicht mitspielt. Änderungen vornehmen, neue Versionen senden und zurückrufen. Und während eines Projekts wird es zwangsläufig zu weiteren Verzögerungen dieser Art kommen.
Excel verfügt nicht über die Unterstützungsfunktionen, die derartige Änderungen erleichtern würden. Sie verbringen daher mehr Zeit mit manuellen Änderungen als nötig. Daran sind Sie wahrscheinlich gewöhnt. Berechnen Sie, wie viel Zeit Sie tatsächlich aufwenden, um die Planung zu ändern und alle darüber zu informieren. Ein interaktives Projektplanungstool (wie KYP Project) ist wirklich darauf ausgelegt, Ihnen die Planung zu erleichtern. Und auch Ihre Kollegen werden sofort über alle Änderungen informiert. Untersuchungen unter 150 Führungskräften haben ergeben, dass sie durch die Planung mit einen Projektplanung Software wie KYP Project durchschnittlich 4 Stunden und 40 Minuten pro Woche sparen. Das ist jede Woche ein halber Tag mehr! Die Planung in Echtzeit erspart Ihnen eine Menge zusätzlicher Arbeit und Kommunikation.
3. Mehrere Versionen im Umlauf
Jeder hat die gleiche Excel-Planung vor sich. Zumindest denken Sie das. Bis sich herausstellt, dass einer der Projektpartner mit einer veralteten Version arbeitet. Diese Version traf mit nur einem Tag Verspätung ein und verursachte daher eine unnötige Verzögerung beim Start des Projekts. Nun, die Versionsverwaltung ist nicht so einfach, wie es scheint. Bei manchen fängt es mit dem eigenen Schreibtisch an, bei anderen geht es schief, wenn verschiedene Versionen der Planung per Post in Umlauf gebracht werden. Änderungen werden per E-Mail oder per Telefon weitergegeben, was das Risiko von Missverständnissen erhöht. Das ist schade, denn Sie als Vorarbeiter sollten diese frische Energie nutzen, um Brände frühzeitig zu löschen.
Außerdem muss mit der Einführung des Qualitätssicherungsgesetzes die Dokumentation im Bausektor in Ordnung sein. Als Arbeitsvorbereiter oder Bauleiter möchten Sie daher immer Einblick in wichtige Unterlagen, Nachweise und Berichte haben. Mit Excel-Dateien gibt es keine gute Möglichkeit, all diese Informationen zusammen zu halten. Sie ist oft auf verschiedene Teilverantwortliche innerhalb eines Projekts verteilt.
Excel eignet sich gut für eigenständige Dateien, aber sobald Sie einen Zeitplan freigeben, möchten Sie, dass es sich um eine interaktive Datei handelt, auf die jeder problemlos zugreifen kann. Während eines Bauprojekts ist die Arbeit mit mehreren Personen in eigenständigen Dateien schwer zu kontrollieren. Ein Zeitplan wird auf dem Desktop gespeichert, Menschen nehmen Änderungen daran vor und es kann leicht zu einem Fehler kommen. Wenn die Projektmitglieder nicht die neueste Version eines Zeitplans vor sich haben, sprechen sie nicht mehr über dieselbe Sache, was das Risiko einer Fehlkommunikation erhöht.
Dann können Sie die Excel-Planung natürlich auch in eine SharePoint- oder Google- Umgebung stellen, sodass die Planung in jedem Fall online ist. Dies ist jedoch keine übliche Vorgehensweise, da Sie jeder Partei Zugang zu dieser Umgebung gewähren müssen. Sie müssen auch dafür sorgen, dass die Parteien keinen Zugriff auf Ihre anderen Ordner haben. Außerdem müssen die Parteien selbst in diese Umgebung gehen, um die neuen Informationen abzurufen. Wenn Sie alles mit den richtigen Parteien geteilt haben, wissen Sie nicht, ob diese Ihren Zeitplan tatsächlich gesehen haben. Es ist einfacher, ein Online- Tool zu wählen, das die Informationen automatisch an die Parteien sendet, sodass diese schnell und einfach auf die neuesten Informationen zugreifen können.
Lesen Sie auch: Die Erstellung von Projektplänen in Excel ist ein Ding der Vergangenheit
4. Missverständnisse zwischen den Projektmitgliedern
Eine logische Folge unterschiedlicher Versionen einer Planung ist die Fehlkommunikation. Was sollten die Projektmitglieder annehmen? Können sie überhaupt etwas annehmen? Außerdem ist es sehr schwierig zu überprüfen, ob die Aufgaben innerhalb der richtigen Frist erledigt werden. Hatten Sie schon einmal einen Projektpartner auf der Baustelle, der Tage zu früh da war? Oder vielleicht waren Sie derjenige, der aufgrund eines Planungs- oder Kommunikationsfehlers nicht zur richtigen Zeit da war. Das ist sehr ärgerlich für Sie als Bauleiter oder Planer, aber auch für den Projektpartner. Es ist natürlich sehr bedauerlich, wenn Sie feststellen, dass Ihre Projektmitglieder sich weniger einmischen, wenn sie nicht die richtigen Informationen erhalten. Das macht das Projekt unnötig unruhig.
Eine moderne Standleitung bietet die Lösung. Schaffung von Online-Sichtbarkeit für jeden innerhalb aller Projekte. Das sorgt auch für ein bisschen gesunde ’soziale Kontrolle‘. Die Projektmitglieder können mitdenken, sich gegenseitig helfen und das Projekt kontinuierlich verbessern. Miteinander arbeiten, anstatt füreinander zu arbeiten.
5. Ein Team, eine Aufgabe… Oder doch nicht?
Sie machen ein Projekt nicht allein. Sie sind in hohem Maße von den Projektpartnern abhängig. Wenn auf der Baustelle viel los ist, ist es gut, einen schnellen Überblick über die Kapazität Ihres Teams oder Ihres Unternehmens zu haben. Excel ist flexibel und bietet Raum für eigene Planungen, aber das kann durchaus zu Irritationen bei den Projektpartnern führen. Stellen Sie sich vor, wie die Parteien ihre Kapazitäten zwischen all den verschiedenen Arten der Planung aufteilen müssen. Es macht die Projektpartner zu passiven Teilnehmern an dem Projekt. Auch diese imaginäre Hierarchie ist nicht ganz auf der Höhe der Zeit. Jeder möchte einfach nur wissen, wo er steht, oder?
Verwenden Sie stattdessen ein Werkzeug, das die (geistige) Arbeit von Ihnen und Ihren Kollegen stärkt! Es funktioniert viel besser, wenn jeder, der ein Meeting betritt, bereits über die neuesten Themen informiert ist. Das macht ein Meeting viel aktiver und bringt das Gespräch in Gang. So macht das Bauen viel mehr Spaß!
Bei KYP Project bieten wir eine solche interaktive Art der Planung als Alternative zu Excel an. Mehr als 80.000 Mitbauer haben bereits mit Excel gearbeitet und dabei durchschnittlich 4 Stunden und 40 Minuten pro Woche für Planung und unnötige Kommunikation gespart. Probieren Sie es aus!