Arbeiten Sie intelligenter zusammen mit KYP Project und MS Project
Starten Sie mit einem generellen Zeitplan für Ihr Projekt. Projektmanager nutzen meist MS Project, um diesen ersten Plan zu erstellen. Das ist ein guter Anfang, aber auf der Baustelle ist er nicht mehr so eindeutig. Es werden separate 6-Wochen-Pläne erstellt und Sie als Projektleiter haben dadurch weniger Überblick. In diesem Blog diskutieren wir KYP Project als Ergänzung zu MS Project, damit Sie als Projektmanager das meiste aus den Projektzeitplänen herausholen können.
Ihre Grundlage in MS Project
MS Project ist ein weltweit häufig genutztes Programm für Projektmanagement. Wie andere Software von Microsoft hat MS Project viele Funktionen und Optionen, um einen Plan so zu organisieren, wie Sie es wollen. Die Zuweisung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ist die bekannteste. So können Sie genau sehen, welche Aufgaben zusammenhängen.
Eine weitere Funktion: Neuberechnung, um den Zeitplan rückwirkend zu erstellen. Kurzum, während der Vorbereitungsphase können Sie den Zeitplan so umfangreich gestalten, wie Sie möchten. Fügen Sie Unteraufgaben hinzu, erstellen Sie Abhängigkeiten von Aufgaben, alles was Sie wollen. Sobald der Plan fertig ist, konvertiert ihn ein Bauleiter in einen einfachen 6-Wochen-Plan. Das ist schade, denn bei diesem Prozess gehen viele wertvolle Daten verloren. Das könnte besser sein.
Volle Kontrolle über das Projekt, vom Büro bis zur Baustelle
Ein repräsentativer Projektplan ist für ein erfolgreiches Projekt in Ihrem Unternehmen unerlässlich. Er ist die Grundlage für Feedback und die weitere Ausarbeitung des Projekts. In KYP Project wird ein genereller Zeitplan auf Tagesebene in Aufgaben konvertiert. Dies bietet Projektplanern einen zugänglichen Plan, den Sie mit dem Bauleiter teilen können.
Der Bauleiter hat dann eine klare Richtlinie für den Start des Tages. Und als Projektmanager haben Sie den Überblick der letzten Position und einen verständlichen Zeitplan, der mit Kunden und dem Management geteilt werden kann. Wir bemühen uns um verständliches Projektmanagement für alle Beteiligten.
| Planung und Regulierung |  |  |
|---|---|---|
| Geeignet für 6-/20-Wochen-Pläne |  |  |
| Schnelle Planänderungen | | |
| Benutzerfreundliche Software | | |
| Zugänglich auf dem Tablet oder Smartphone | | |
| Langfristige Planung | | |
| Import verschiedener Dateien | | |
| Bearbeiten oder Verschieben von mehreren Aufgaben gleichzeitig | | |
| Abhängigkeiten zwischen Aufgaben | | |
Kommunikation ist während eines Projekts entscheidend. Das gilt nicht nur für den Weg vom Büro zur Baustelle, sondern auch in umgekehrter Richtung. Da ist es gut, wenn man eine Software hat, die den Kommunikationsfluss unterstützt.
| Effektive Kommunikation | | |
|---|---|---|
| Alle in einem Zeitplan | | |
| Kommunikation direkt im Zeitplan | | |
| Interaktion – Sie sehen sofort den Status der Baustelle | | |
| Fokus auf Bauwesen | | |
| Einfache Filterung von Aufgaben | | |
| Detaillierte Planung (Informationen in Balken) | | |
| Automatisierte Erinnerungen beim Start der Aufgabe | | |
Holen Sie mehr aus Ihrem Projektzeitplan heraus. Die obenstehende Tabelle umreißt die Möglichkeiten für die Planung und Kommunikation. Es gibt noch einige andere Optionen, die Ihnen bei der Projektplanung helfen
| Extra Optionen | | |
|---|---|---|
| Farboptionen für Zuweisungen | | |
| Benachrichtigungen über Änderungen, anstehende Aufgaben oder Deadlines | | |
| Lieferungen direkt über dem Ausführungsplan | | |
| Lieferungen direkt über dem Ausführungsplan | | |
| Bestellungen direkt im Zeitplan | | |
| Analyse | | |
Unternehmensweit mit KYP Project
Einfach zugängliche Software
Mit KYP Project stellen Sie sicher, dass Ihr genereller Zeitplan nicht durch Störungen verloren geht. Sie können den generellen Plan ganz einfach in einen Tagesplan übertragen. Als Projektmanager bestimmen Sie die Hauptpunkte des Projekts anhand von Phasen. Für Projektplaner und Bauleiter ist dies die Basis für die Vorausplanung (6-/20-Wochen-Planung). Im selben Plan weisen sie den Projektpartnern ihre Aufgaben zu. Die gesamte Kette in einem Plan.
Um mit MS Project arbeiten zu können, ist es wichtig zu wissen, wie das Gesamtpaket funktioniert. Viele Einstellungen sind erforderlich, um effektiv mit MS Project zu arbeiten. In KYP Project haben wir unnötige Funktionen weggelassen. Dies erlaubt es uns, den Projektzeitplan für jeden verständlich zu machen. Die Tipps des Tages helfen Ihnen lediglich bei den ersten Schritten im Tool. So kann jeder mit einem KYP-Konto auf zugängliche Weise mit KYP Project starten.
Den Überblick behalten
In KYP Project ist der Zeitplan sehr übersichtlich. Weniger ist mehr. Wir verzichten auf Verknüpfungen und auf Teilaufgaben. So schön diese Abhängigkeiten auch sind, ein solch umfangreicher Zeitplan ist auf der Baustelle nicht immer offensichtlich oder einfach zu verwenden. Besonders, wenn sich die Aufgaben regelmäßig aufgrund von verspäteten Lieferungen oder schlechtem Wetter ändern. Dann ist es schön, wenn Sie schnell sehen können, welche Aufgaben geändert werden müssen.
In KYP Project planen Sie die Aufgaben pro Zeile, indem Sie Notizzettel auf die Tage ziehen, an denen die Aufgabe ausgeführt wird. In die Notizen selbst tragen Sie die (Unter-)Aufgaben ein. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeilen in den Zeitplänen haben und doch alle Informationen angezeigt werden. Eine Änderung umzusetzen ist so ein Leichtes für einen Bauleiter.
Kommunikation ist das A und O
KYP Project ist ein webbasiertes Tool. Sobald sich der Zeitplan ändert, wenn der Bauunternehmer beispielsweise aufgrund einer witterungsbedingten Verschiebung des Mauerwerks eine Änderung vornehmen muss, setzt er diese einfach um. Jeder, der zu diesem Plan hinzugefügt würde, sieht sofort eine aktualisierte Version dieses Plans. Und jeder, den diese Änderung betrifft, erhält sofort eine E-Mail. Dies macht es ganz einfach, Änderungen zu kommunizieren.
Wenn Aufgaben abgeschlossen sind, haken Bauleiter oder Projektpartner sie ab. Dies ist auch sofort für alle im Zeitplan sichtbar. Alle Projektmitglieder kennen immer den neuesten Status des Projekts. Von jetzt an sprechen Sie in Meetings immer von ein und demselben Plan. So sind Ihre Meetings besonders effektiv.
Der Zeitplan bietet außerdem Vorteile für Feedback und Berichte. Indem Sie Führungskräften die „Nur-Ansehen“-Rechte geben, bekommen sie die Standzeile mit den wichtigsten Informationen des Projekts angezeigt. Diese können Sie nun jederzeit anzeigen, ohne vorher den aktuellen Stand der Dinge zu erfragen. So haben Sie immer einen aktuellen Zeitplan parat.
Was kostet gutes Projektmanagement?
Das KYP Project kostet dich:
- Weniger Zeit
- Weniger E-Mails
- Weniger Telefonanrufe
- Weniger Ausfallkosten
- Weniger Ärger
Und in Euro? Es gibt verschiedene Pakete, sodass du nur für das bezahlst, was du wirklich nutzt. Wirf einen Blick auf die Preispakete.