Werk slimmer samen met KYP Project én MS Project
Aan de slag met een overall planning voor jouw project. Vaak gebruiken projectmanagers MS Project om die eerste planning te maken. Goed begin, alleen in de keet wat minder overzichtelijk. Er ontstaan aparte 6-weken planningen en jij, de projectleider, hebt daardoor minder overzicht. Op deze pagina gaan we in op KYP Project als aanvulling op MS Project, zodat jij als projectmanager het beste uit de projectplanningen haalt.
Basis in MS Project
Wereldwijd een veel gebruikt programma voor projectmanagement. Net als andere programma’s van Microsoft heeft MS Project veel functies en mogelijkheden om een planning in te delen zoals jij dat wenst. Afhankelijkheden toekennen tussen taken is de meest bekende. Je ziet precies welke taken aan elkaar gekoppeld zijn.
Andere functie: herberekenen om met terugwerkende kracht de planning te maken. Kortom, in de voorbereidingsfase kan je de planning zo uitgebreid maken als je wilt. Subtaken toevoegen, afhankelijkheden instellen, noem maar op. Heb je planning klaar – vervolgens zet een uitvoerder dit om in een simpele 6-weken planning. Dat is zonde, want een hoop waardevolle data van het project gaat daarmee verloren. Dat kan ook anders.
Grip op je project, van keet tot kantoor
Voor een goedlopend project binnen jouw organisatie is een representatieve projectplanning onmisbaar. Die is de basis voor terugkoppeling en verder uitwerking van het project. In KYP Project zet je een overall planning om in taken op dagniveau. Zo hebben werkvoorbereiders een laagdrempelige planning om te delen met de uitvoerder. Uitvoerders op hun beurt weer een overzichtelijke houvast voor de dagstart. En jij als projectmanager hebt overzicht in de laatste standlijn én gelijk een leesbare planning om te delen met de opdrachtgever en directie. We zetten in op begrijpbare projectmanagement voor de hele keten.
| Plannen en reguleren |  |  |
|---|---|---|
| Geschikt voor 6-/20-weken planning |  |  |
| Snel wijzigen van de planning | | |
| Gebruikersvriendelijk programma | | |
| Inzichtelijk op tablet of smartphone | | |
| Lange termijn planning | | |
| Importeren vanuit andere bestanden | | |
| Meerdere taken in één keer wijzigen of verplaatsen | | |
| Afhankelijkheden tussen taken | | |
Communicatie tijdens een project is cruciaal. Dat geldt niet alleen van kantoor naar de bouwplaats, maar ook andersom. Het is fijn als je dan software hebt die de communicatiestroom ondersteunt.
| Effectief communiceren | | |
|---|---|---|
| Iedereen in één planning | | |
| Directe communicatie vanuit de planning | | |
| Interactie – zie direct de status op de bouwplaats | | |
| Focus op de bouw | | |
| Eenvoudig filteren op taken | | |
| Gedetailleerd plannen (info in balken) | | |
| Automatische herinnering voor een taak start | | |
Haal nog meer uit je projectplanning. Hierboven las je de opties voor plannen en communiceren. Er zijn een aantal laatste opties die jouw projectplanning ten goede komen.
| Extra opties | | |
|---|---|---|
| Kleuropties voor toewijzingen | | |
| Meerdere koppelingen | | |
| Notificaties bij veranderingen, naderende taak of deadline | | |
| Leveringen direct boven de uitvoeringsplanning | | |
| Bestellingen plaatsen direct vanuit de planning | | |
| Analyse | | |
Organisatiebreed met KYP Project
Laagdrempelige software
Met KYP Project zorg je dat er geen informatie uit de overall planning verloren gaat door ruis. Je zet de overall planning eenvoudig over in een planning op dagniveau. Als projectmanager bepaal je de hoofdlijnen van het project door middel van fasen. Voor werkvoorbereiders en uitvoerders is dit de basis om vooruit te werken (6-/20-weken planning). In diezelfde planning kennen zij taken toe aan projectpartners. De hele keten in één planning.
Om met MS Project te kunnen werken is het belangrijk om te weten hoe het hele pakket werkt. Er gaan veel instellingen aan vooraf om met MS Project effectief te werken. In KYP Project laten we overbodige functies weg. Hierdoor houden we de projectplanning voor iedereen begrijpelijk. De Tips van de Dag helpen je eenvoudig door de basisstappen in de tool. Zo kan iedereen met een KYP-account op een laagdrempelige manier aan de gang in KYP Project.
Houd het overzicht
De planning houden we in KYP Project heel overzichtelijk. Less is more. We laten onderlinge relaties en subtaken achterwege. Hoe fijn die afhankelijkheden ook zijn, in de keet is zo’n uitgebreide planning niet altijd even overzichtelijk. Zeker niet als er regelmatig taken wijzigen door vertraagde leveringen of onwerkbaar weer. Dan is het fijn als je snel ziet welke taken je moet wijzigen.
In KYP Project plan je de taak per regel, door post-its te slepen op de dagen dat de taak uitgevoerd wordt. In de post-it’s zet je details van de (sub)taak. Zo heb je minder regels in de planning en toch alle info inclusief. Een wijziging uitvoeren is door een uitvoerder een makkie.
Koppel met handige software zoals BIMlink en Polvo. Werk vanuit één projectoverzicht eenvoudig met andere software. Zo heb je de voortgang niet alleen in je projectplanning, maar ook gelijk in het BIM-model inzichtelijk. En bestellingen? Ook die doe je eenvoudig vanuit de planning en heb je in de planning de levermoment inzichtelijk.
Communicatie is key
KYP Project is een webbased tool. Zodra de planning wijzigt, door bijvoorbeeld een verschuiving in metselwerk door slecht weer, voert de uitvoerder die wijziging eenvoudig door. Iedereen die aan de planning is toegevoegd ziet direct een geüpdatete versie van de planning. En iedereen voor wie de verschuiving direct van toepassing is krijgt hier een mail van. Dat communiceert wel zo lekker.
Als taken zijn voltooid vinken uitvoerders of projectpartners deze af. Ook dit is gelijk zichtbaar voor iedereen binnen de planning. Alle projectleden zijn altijd op de hoogte van de laatste status van het project. Tijdens een meeting praat je voortaan altijd over één en dezelfde planning. Zo houd je meetings effectief.
Ook voor terugkoppelingsmomenten en rapportages biedt de planning voordelen. Door directieleden toe te voegen met ‘alleen inzien’ rechten zien zij een eenvoudige weergave van de standlijn met de belangrijkste informatie van het project. Die kun je nu elk moment laten zien, zonder eerst de laatste stand van zaken op te vragen in de keet. Je hebt altijd een up-to-date planning paraat.
Wat kost goede projectmanagement?
KYP Project kost je:
- Minder tijd
- Minder mailtjes
- Minder belletjes
- Minder faalkosten
- Minder gedoe
En in euro’s? Er zijn verschillende pakketten, zodat je alleen betaalt voor wat je echt gebruikt. Bekijk de prijspakketten.