Hoe maak je een projectplanning?

Een duidelijke projectplanning is belangrijk, omdat tijdens een project niet alles volgens plan zal verlopen. Het is ook belangrijk dat alle betrokken partijen weten wat er van ze verwacht wordt, en welke verantwoordelijkheden ze hebben. Hieronder lees je hoe je een projectplanning maakt.

Wat staat er op een projectplanning?

Een projectplanning bevat gedetailleerde informatie over de taken, deadlines en verantwoordelijken binnen een project:

1. Projectdoelstellingen en scope: Een duidelijke beschrijving van wat het project beoogt te bereiken en de grenzen waarbinnen het project zal opereren. Dit helpt om de verwachtingen te beheren en voorkomt ‘scope creep‘.
2. Taakverdeling: Een gedetailleerde opsomming van alle activiteiten die moeten worden uitgevoerd, vaak georganiseerd in fasen of werkpakketten. Dit omvat het identificeren van alle noodzakelijke taken om de projectdoelen te bereiken.
3. Tijdschema en deadlines: Een overzicht van de planning met start- en einddata voor elke taak, inclusief mijlpalen die belangrijke voortgangspunten markeren. Dit zorgt voor een tijdige uitvoering en helpt bij het monitoren van de voortgang.

Een projectplanning is anders dan een projectplan. Een projectplan biedt een strategisch overzicht van het “wat” en “waarom” van een project, inclusief doelstellingen, scope, stakeholders, verantwoordelijkheden, kosten en budget. Een projectplanning richt zich op het “hoe” en “wanneer” met een gedetailleerde tijdlijn, taken en deadlines voor de uitvoering.

Welk programma of welke software gebruik je voor een projectplanning?

Maak je wel handmatig een projectplanning in Excel, bekijk dan welke methode je hiervoor wilt gebruiken. Denk hierbij aan een Gantt chart, een balkenplanning of een strokenplanning. Of maak gebruik van een “Lean werken”.

Projectplanning software

Projectplanning software biedt vele voordelen. Je kunt bijvoorbeeld makkelijk taken aanmaken en koppelen aan verantwoordelijke personen. Berichten en updates worden automatisch verstuurd. Het helpt om herhalend werk te verminderen, tijd te besparen, fouten te voorkomen en efficiënter te werken. Een uitkomst voor elke projectmanager. 

Welke software geschikt is voor jouw bedrijf is afhankelijk van de grootte en de branche waarin jouw bedrijf opereert. KYP Project is een online plannings- en communicatietool die speciaal is ontwikkeld voor de bouwsector. Het stelt gebruikers in staat om snel en efficiënt bouwplanningen op te stellen, aan te passen en te delen met alle betrokken partijen. De bouw projectmanagement software faciliteert directe communicatie vanuit het online schema, waardoor misverstanden en faalkosten tijdens het bouwproject worden verminderd. Daarnaast biedt KYP Project inzicht in de voortgang van het bouwproject en de prestaties van projectpartners, wat proactief handelen en continue procesverbetering mogelijk maakt. Er zijn andere projectplanning software, zoals ClickUp en Trello, maar die zijn niet speciaal gericht op de bouw, zoals KYP Project.

Welke software je kiest voor het maken van je projectplanning is natuurlijk afhankelijk van jouw eigen voorkeuren. De meeste tools bieden een gratis demoaccount, zodat je de functionaliteit kunt uitproberen. Maak hier gebruik van!

Projectplanning voorbeeld

Hieronder volgt een voorbeeld van een projectplanning, waarin de projectdoelstellingen en scope, taakverdeling, en het tijdschema met deadlines worden beschreven.

 

Projectdoelstellingen en scope:

Het doel van dit project is het bouwen van een vrijstaande eengezinswoning met twee verdiepingen en een garage. De woning zal voldoen aan de huidige bouwvoorschriften en energie-efficiëntienormen. De scope omvat het volledige bouwproces, van ontwerp tot oplevering, inclusief fundering, ruwbouw, installaties, afwerking en landschapsarchitectuur. Werkzaamheden zoals het verkrijgen van vergunningen en het inrichten van het interieur vallen buiten de scope van dit project.

Taakverdeling:

Het project is opgedeeld in de volgende hoofdtaken:

Ontwerpfase:

• Opstellen van het architectonisch ontwerp.
• Technische tekeningen en constructieberekeningen maken.

Voorbereidingsfase:

• Aanvragen van benodigde vergunningen.
• Selecteren en contracteren van onderaannemers.
• Bestellen van materialen.

Uitvoeringsfase:

• Voorbereiden van de bouwplaats.
• Uitvoeren van grondwerken en leggen van de fundering.
• Optrekken van de ruwbouw (muren, vloeren, dak).
• Installeren van elektrische en sanitaire voorzieningen.
• Afwerking (stucwerk, schilderen, vloeren leggen).

Opleveringsfase:

• Uitvoeren van eindinspecties.
• Opleveren van de woning aan de opdrachtgever.

Tijdschema en deadlines:

Het project heeft een totale doorlooptijd van 12 maanden, met de volgende mijlpalen:

• Maand 1-2: Ontwerpfase voltooid.
• Maand 3-4: Vergunningen verkregen en contracten met onderaannemers afgesloten.
• Maand 5: Bouwplaatsvoorbereiding en funderingswerkzaamheden afgerond.
• Maand 6-8: Ruwbouw opgetrokken en dak geplaatst.
• Maand 9-10: Installatie van elektrische en sanitaire systemen voltooid.
• Maand 11: Afwerkingswerkzaamheden afgerond.
• Maand 12: Eindinspecties uitgevoerd en woning opgeleverd.

Deze planning dient als leidraad voor het projectteam en helpt bij het monitoren van de voortgang en het tijdig identificeren van eventuele knelpunten. Het is belangrijk om regelmatig de voortgang te evalueren en de planning indien nodig aan te passen om ervoor te zorgen dat de projectdoelstellingen binnen de gestelde tijd en scope worden bereikt.

De projectplanning wordt idealiter nog uitgebreid met een weekplanning. Daarnaast worden specifieke taken gekoppeld aan personen die voor die taken verantwoordelijk zijn.

Tips om een goede projectplanning te maken

• Overleg met je stakeholders om input te krijgen over de taken, materialen, verantwoordelijkheden en tijdsduur van het project.
• Maak tijdsinschattingen per taak. Noteer waarom je bepaalde tijdsinschattingen maakt. Zo kun je in de toekomst steeds beter inschatten hoeveel tijd een taak gaat kosten.
• Prioriteer taken op basis van impact en effort. Maak een uitgebreide lijst van alle benodigde activiteiten en bepaal welke taken kritisch zijn voor het projectverloop. Dit helpt bij het alloceren van resources en het stellen van realistische deadlines.
• Zet belangrijke mijlpalen in de planning, zoals het start, de implementatie, en het einde van het project.

Betere projectplanning in de bouw met KYP Project

Het maken van een projectplanning in de bouw hoeft geen tijdrovende klus te zijn, zeker niet met de juiste tools. Met KYP Project maak je eenvoudig een bouwplanning die overzicht en duidelijkheid biedt voor alle betrokkenen. Door taken en verantwoordelijkheden helder te verdelen en updates direct zichtbaar te maken, werk je efficiënter samen en voorkom je misverstanden. Kies voor een moderne aanpak en breng je projectplanning naar een hoger niveau. Probeer KYP Project vandaag nog en ontdek hoe makkelijk het is om overzicht te houden en grip te krijgen op elk bouwproject.

Meer weten over wat KYP Project voor jouw project kan betekenen?

Vraag gratis demo aan