Hoe maak je een projectplanning?
Een duidelijke projectplanning is op zijn plaats, want tijdens de bouw zal niet alles volgens plan verlopen. Het is ook daardoor belangrijk dat alle betrokken partijen weer wat er van ze verwacht wordt, en welke verantwoordelijkheden zij hebben. De projectplanning houdt het team op de hoogte van alle toekomstige taken, deadlines en doelen voor het project.
Daarmee is een projectplanning dus anders dan een projectplan. Je stelt eerst een projectplan op, waarin je de scope van het project bepaalt. Aan het einde van dit projectplan stel je een planning op, voordat je een communicatieplan opstelt.
De projectplanning is meer dan alleen een planning. Naast data wordt ook rekening gehouden met belangrijke factoren zoals projectdoelen, uitgebreide planning, benodigde middelen en gedefinieerde mijlpalen. Op deze manier maak je niet alleen een planning, maar creëer je ook diepgaande inzichten in alles wat met je project te maken heeft en wat je team moet weten voor toekomstig werk.
Wat is het voordeel van het gebruiken van een projectplanning?
Met een eenvoudige projectplanning is het team beter georganiseerd. Daarmee kan je er zeker van zijn dat iedereen op één lijn zit wat betreft taken, verantwoordelijkheden en deadlines. Zo voorkom je verwarring en kan iedereen direct aan de slag.
Niet is zo vervelend als ontdekken dat je niet genoeg materialen of middelen hebt tijdens een project. De risico’s die hiermee gepaard gaan zijn groot, maar brengen ook hoge kosten met zich mee. Voorkomen is beter dan genezen. Met een projectplanning kan je dergelijke problemen eenvoudig voorkomen. Dit zijn de principes van lean plannen in de bouw.
Hoe kan je een duidelijk overzicht maken van projecten?
Je kan kiezen uit verschillende opties voor een goed gedefinieerde format van projectplanning. Kies uit een eenvoudige planning of een uitgebreide projectplanning met visuele elementen. Je kan een Gantt-chart maken om de voortgang van je taken te bekijken en eenvoudige takenlijsten toe te voegen. Kalenders zijn een geweldige manier om een project te visualiseren gedurende de gehele duur van het project.
Hoe maak je een goede projectplanning?
Als je een projectplanning maakt dan zijn er zes stappen waar je aan moet denken:
- Definieer het project en de activiteiten.
- Zet de projectactiviteiten in de juiste volgorde.
- Bereken hoeveel middelen/materialen benodigd zijn.
- Maak een tijdsinschatting wat betreft de projectactiviteiten.
- Werk de projectplanning uit.
- Volg de voortgang van de projectplanning en maak aanpassingen indien nodig.
Tips om een goede projectplanning te maken
- Noteer waarom je bepaalde tijdsinschattingen maakt. Zo kun je in de toekomst steeds beter inschatten hoeveel tijd een taak gaat kosten.
- Houdt rekening met de tijd die mensen op vakantie gaan, anders heb je kans dat je achterloopt op je planning.
- Zet belangrijke mijlpalen in de planning, zoals het start, de implementatie, en het einde van het project.
- Overleg met je stakeholders om input te krijgen over de taken, materialen, verantwoordelijkheden en tijdsduur van het project.
Welke software kan ik gebruiken voor een projectplanning?
Er zijn talloze mogelijkheden om een projectplanning te maken. Je kan al heel simpel in Excel een planning opzetten, maar dan loop je al snel aan tegen het feit dat Excel statisch is. Op het moment dat iemand een wijziging maakt, zullen jouw projectpartners dit niet zien. Dat betekent dat je documenten heen en weer blijft sturen, maar dat werkt over het algemeen niet efficiënt.
Welke software je kiest voor het maken van je projectplanning is natuurlijk afhankelijk van jouw eigen voorkeuren. Je kan bijvoorbeeld kiezen om KYP Project als projectplanning te gebruiken. De online bouw projectmanagement-software van KYP Project biedt een interactieve en visuele projectplanning aan die projectpartners verbind, je inzicht verbetert en ervoor zorgt dat je met gemak kunt plannen.