Skip to content

Snelstartgids voor KYP Project

Hoe je als projectmanager jouw planning in KYP Project zet.

Het projectoverzicht (home)

Jouw project aanmaken

Taken toevoegen

Fases aanmaken

Planning importeren

Deelnemers toevoegen

Documenten toevoegen

Taken (post-its) afvinken

Je planning wijzigen

Je project activeren

Het projectoverzicht

In het projectenoverzicht (hoofdmenu) zie je verschillende tabbladen. Deze tabbladen staan voor de verschillende soorten projecten in KYP Project: 

  • Actief: Hier staan alle projecten die zijn geactiveerd en die communiceren met alle betrokkenen in het project
  • Woningborg: Dit tabblad zie je wanneer je een project uitvoert dat valt onder de wet ‘Kwaliteitsborging’
  • Inactief: Alle projectplanningen die je maakt staan eerst onder het tabblad inactief. Hierin kan je zoveel projecten starten als je wil. Deze projecten communiceren nog niet met de betrokkenen in het project
  • Voltooid: Wanneer een project afgerond is, kan je deze voltooien. Dit is de ‘geschiedenis’ knop waaronder de projecten opgeslagen worden
  • Nieuw project: Hier start je een nieuw project. Deze knop is voor iedereen te gebruiken

Een project aanmaken

Een nieuw project aanmaken doe je door in het hoofdmenu op ‘+ Nieuw Project’ te klikken. Hierna opent het scherm waar je de projectgegevens kan invoeren:

  • Projectnaam: Vul hier de projectnaam in eventueel aangevuld met de bedrijfsnaam. De projectpartner kan zo zien voor wie hij het project uitvoert
  • Startdatum: Vanaf de startdatum kan je post-its plakken. Houd hier bijvoorbeeld rekening met het werkvoorbereiding traject
  • Werkbare dagen: Vul hier de contractdagen in. Mocht het project uitlopen dan zie je hoeveel dagen over de contractdagen heen is gegaan
  • Opslaan: Klik op opslaan om de planning op te slaan. De planning komt dan onder het tabblad ‘inactief’ te staan

Taken aanmaken

Je kan op 4 verschillende manier taken aanmaken in de planning:

  1. Taken importeren vanuit een  Asta Powerproject of Microsoft Project door middel van de ‘Importeer planning’-knop
  2. Taken kopiëren en plakken vanuit een Excel planning door middel van de sneltoets: CNTRL+C
  3. Taken aanmaken via de +Taak knop
  4. Taken aanmaken via de +Taak balk 

Fases aanmaken

Door fases aan de maken creëer je overzicht in je planning, doordat je deze in en uit kan klappen. Fases aanmaken doe je als volgt:

  • Maak de taken aan die je in een fase wilt plaatsen
  • Klik in het vakje voor de taaknummers die je in de fase wilt plaatsen, zodat hier in vinkje in verschijnt
  • Als alle taken zijn geselecteerd, klik dan op ‘+Fase’
  • Geef de fase een naam en klik op ‘Opslaan’

Planning importeren

Het is mogelijk om een Asta Powerproject, Microsoft Project of een Excel planning in te laden in KYP Project.

Asta Powerproject en Microsoft Project:

  • Klik op de knop ‘Importeer planning’. Deze knop is alleen te zien wanneer de planning nog helemaal leeg is
  • Selecteer de planning vanuit jouw bestanden. Dit bestand dient opgeslagen te zijn als .xml bestand
  • Klik op ‘Importeer’. Alle taken en post-its staan vervolgens in jouw KYP-planning!
Excel:
  • Selecteer in jouw Excel-planning enkel de taken die je wilt importeren
  • Kopieer deze taken met de sneltoets CNTRL+C / CMD+C
  • Ga terug naar de KYP-planning en klik in de +Taak balk en plak de taken in de balk met de sneltoets CNTRL+V / CMD+V
  • Druk op enter en alle taken komen onder elkaar in jouw KYP-planning te staan

Deelnemers toevoegen

In KYP Project kan je zoveel deelnemers toevoegen als je wil. Je kan alle betrokkenen toevoegen door in het linker menu op ‘Deelnemers’ te klikken:

  • Vul het e-mailadres van der persoon in die je wil toevoegen aan de planning. Wanneer de persoon al een KYP-account heeft, worden de overige velden automatisch ingevuld wanneer je op de tab-toets klikt
  • Vervolgens geef je deze persoon een rol en bijbehorende kleur. De kleur die je koppelt aan de persoon zie je later terug op de post-its die gekoppeld zijn aan deze persoon
  • Klik vervolgens op ‘Toevoegen’

Documenten toevoegen

In KYP Project kan je verschillende documenten aan een taak koppelen. Dit de je als volgt:

  •  Klik in het linkermenu op ‘Documenten’
  • Klik vervolgens op ‘Upload document’
  • Zoek het document uit je bestanden wat je nodig hebt onder de knop ‘Bladeren’
  • Geef het document een naam, kies voor welke taak het document is, geef het type van het document aan en klik op ‘Opslaan’

Post-its afvinken

In KYP Project kan je op 3 manieren een post-its afvinken:

  1.  Door te klikken op de post-it met de rechtermuisknop
  2. Door de op de post-it te klikken en vervolgens op de ‘Voltooi’-knop
  3. In de KYP-app door op de Groene knop ‘Post-its afvinken’ te klikken

Je planning wijzigen

Een wijziging in de planning breng je in KYP Project gemakkelijk aan met de Oeps?!-functie. Deze functie zorgt ervoor dat je makkelijk de planning kan aanpassen, terwijl de huidige planning even op pauze wordt gezet. De Oeps?!-functie kan je aanzetten bij het tandwieltje rechts bovenin je scherm. Zodra je een post-it gaat verplaatsen, opent de Oeps?!-functie”. In deze voorbeeld-planning die opent, kan je aangeven wat er wel of niet mee verplaatst moet worden wanneer deze post-it verschuift. Wat kan je verder nog met de Oeps?!-functie?

  • Laat alle nakomende taken mee verplaatsen
  • Laat alle nakomende taken verlengen
  • Verplaats of verleng per taak of per fase
  • Ga een stap terug met de knop ”Herstel”
  • Voor een actie opnieuw uit met de knop ‘Opnieuw’
  • Voeg een bericht toe als reden voor de wijziging

Je project activeren

Wanneer je planning gereed is kan je deze activeren. Activeren houdt in dat de planning ‘live’ komt te staan en dat deze gaat communiceren met alle betrokkenen in het project. Dit doe je als volgt:

  •  Klik in het projectenoverzicht, onder het tabblad ”inactief”, op de knop ”Activeer” in jouw projecttegel
  • Activeer KYP Analytics voor nog meer meetbare informatie
  • In het betalingsscherm wat opent zie je wat je bespaart met KYP Project. Vul hier de juiste facturatiegegevens in, voeg eventueel een opdrachtbevestiging toe en klik op ‘Activeer’

Heb je nog vragen of hulp nodig? Je kunt met ons bellen, chatten en mailen!

 

 

Tip: Als je snel antwoord wilt en het binnen kantooruren is… Gebruik dan onze chat rechts onderin beeld.

 

 

Contact

020 449 11 17
Info@kyp.nl