Snelstartgids
Met deze snelstartgids leer je binnen no-time eenvoudig een projectplanning opzetten in KYP Project. Met handige tips en instructievideo’s staat jouw bouwplanning als een huis!
Al honderden bouwers gingen je voor in eenvoudiger en slimmer werken in KYP
Het projectoverzicht
In het projectenoverzicht (hoofdmenu) zie je verschillende tabbladen. Deze tabbladen staan voor de verschillende soorten projecten in KYP Project:
- Actief: hier staan alle projecten die zijn geactiveerd en die communiceren met alle betrokkenen in het project
- Woningborg: dit tabblad zie je wanneer je een project uitvoert dat valt onder de wet ‘Kwaliteitsborging’
- Inactief: alle projectplanningen die je maakt staan eerst onder het tabblad inactief. Hierin kan je zoveel projecten starten als je wil. Deze projecten communiceren nog niet met de betrokkenen in het project
- Voltooid: wanneer een project afgerond is, kan je deze voltooien. Dit is de ‘geschiedenis’ knop waaronder de projecten opgeslagen worden
- Nieuw project: hier start je een nieuw project. Deze knop is voor iedereen te gebruiken
Planning importeren
Het is mogelijk om een Asta Powerproject, Microsoft Project of een Excel planning in te laden in KYP Project.
Asta Powerproject en Microsoft Project:
- Klik op de knop ‘Importeer planning’. Deze knop is alleen te zien wanneer de planning nog helemaal leeg is
- Selecteer de planning vanuit jouw bestanden. Dit bestand dient opgeslagen te zijn als .xml bestand
- Klik op ‘Importeer’. Alle taken en post-its staan vervolgens in jouw KYP-planning!
Excel:
- Selecteer in jouw Excel-planning enkel de taken die je wilt importeren
- Kopieer deze taken met de sneltoets CTRL+C / CMD+C
- Ga terug naar de KYP-planning en klik in de +Taak balk en plak de taken in de balk met de sneltoets CTRL+V / CMD+V
- Druk op enter en alle taken komen onder elkaar in jouw KYP-planning te staan
Een project aanmaken
Een nieuw project aanmaken doe je door in het hoofdmenu op ‘+ Nieuw Project’ te klikken. Hierna opent het scherm waar je de projectgegevens kan invoeren:
- Opslaan: Klik op opslaan om de planning op te slaan. De planning komt dan onder het tabblad ‘inactief’ te staan
- Projectnaam: Vul hier de projectnaam in eventueel aangevuld met de bedrijfsnaam. De projectpartner kan zo zien voor wie hij het project uitvoert
- Startdatum: Vanaf de startdatum kan je post-its plakken. Houd hier bijvoorbeeld rekening met het werkvoorbereiding traject
- Werkbare dagen: Vul hier de contractdagen in. Mocht het project uitlopen dan zie je hoeveel dagen over de contractdagen heen is gegaan
Taken aanmaken
Je kan op 4 verschillende manier taken aanmaken in de planning:
- Taken importeren vanuit een Asta Powerproject of Microsoft Project door middel van de ‘Importeer planning’-knop
- Taken kopiëren en plakken vanuit een Excel-planning door middel van de sneltoets: CTRL+C
- Taken aanmaken via de +Taak knop
- Taken aanmaken via de +Taak balk
Fases aanmaken
Door fases aan de maken creëer je overzicht in je planning, doordat je deze in en uit kan klappen. Fases aanmaken doe je als volgt:
- Maak de taken aan die je in een fase wilt plaatsen
- Klik in het vakje voor de taaknummers die je in de fase wilt plaatsen, zodat hier in vinkje in verschijnt
- Als alle taken zijn geselecteerd, klik dan op ‘+Fase’
- Geef de fase een naam en klik op ‘Opslaan’
Deelnemers toevoegen
In KYP Project kan je zoveel deelnemers toevoegen als je wil. Je kan alle betrokkenen toevoegen door in het linker menu op ‘Deelnemers’ te klikken:
- Vul het e-mailadres van der persoon in die je wil toevoegen aan de planning. Wanneer de persoon al een KYP-account heeft, worden de overige velden automatisch ingevuld wanneer je op de tab-toets klikt
- Vervolgens geef je deze persoon een rol en bijbehorende kleur. De kleur die je koppelt aan de persoon zie je later terug op de post-its die gekoppeld zijn aan deze persoon
- Klik vervolgens op ‘Toevoegen’
Post-its afvinken
Post-its afvinken kan op 3 manieren:
- Door te klikken op de post-it met de rechtermuisknop
- Door de op de post-it te klikken en vervolgens op de ‘Voltooi’-knop
- In de KYP-app door op de Groene knop ‘Post-its afvinken’ te klikken
Je planning wijzigen
Een wijziging in de planning breng je gemakkelijk aan met de Oeps?!-functie. Deze functie zorgt ervoor dat je makkelijk de planning kan aanpassen, terwijl de huidige planning even op pauze wordt gezet. De Oeps?!-functie kan je aanzetten bij het tandwieltje rechts bovenin je scherm. Zodra je een post-it gaat verplaatsen, opent de Oeps?!-functie”. Dit is een soort voorbeeld-planning die als het ware op pauze staat. Hierin kan je aangeven wat er wel of niet mee verplaatst moet worden wanneer deze post-it verschuift. Wat kan je verder nog met de Oeps?!-functie?
- Laat alle nakomende taken mee verplaatsen
- Verplaats of verleng per taak of per fase
- Ga een stap terug met de knop ”Herstel”
- Voor een actie opnieuw uit met de knop ‘Opnieuw’
- Voeg een bericht toe als reden voor de wijziging
Documenten toevoegen
Het is mogelijk om allerlei soorten documenten aan een of meerdere taken te koppelen. Dit doe je als volgt:
- Klik in het linkermenu op ‘Documenten’
- Klik vervolgens op ‘Upload document’
- Zoek het document uit je bestanden wat je nodig hebt onder de knop ‘Bladeren’
- Geef het document een naam, kies voor welke taak het document is, geef het type van het document aan en klik op ‘Opslaan’
Het project activeren
Gefeliciteerd! Je hebt nu alle stappen doorlopen om een project te kunnen activeren. Door de planning te activeren zet je de planning live en krijgt iedereen die je een taak hebt toegewezen een e-mail met de planning. Activeren doe je zo:
Ga naar het projectenoverzicht, klik op het tabblad ‘Inactief’ en druk op de knop ‘Activeer’ in de projecttegel.
Met een live planning:
- houd je iedereen automatisch op de hoogte van de laatste status van het project
- krijgt iedereen voor wie het van toepassing is een bericht als de planning wijzigt
- heb je voortaan altijd een helder overzicht van het projectplanning
- haal jij het beste uit je projecten