Wat is een balkenplanning?

De balkenplanning is een manier waarop je een planning kunt uitbeelden. Voor veel mensen is het makkelijker om een voorstelling te maken van een planning wanneer je dit in een overzichtelijke schematische weergave kunt zien; en dat is precies wat een balkenplanning doet. Daarnaast is het bijhouden van de voortgang t.o.v. de planning ook veel makkelijker met een balkenplanning.

Bij een balkenplanning staan de taken die uitgevoerd moeten worden links onder elkaar. Op de horizontale as staan verschillende data van links naar rechts, waarmee het een tijdlijn vormt. Ieder taak krijgt vervolgens een balk op de dagen dat de taak uitgevoerd wordt. Hierdoor krijg je een soort trap van taken en zie je in een oogopslag welke taken elkaar opvolgen.

Waar is een balkenplanning handig voor?

Het inzetten van een balkenplanning heeft verschillende voordelen. Een balkenplanning geeft snel inzicht in je projectplanning:

1. Een balkenplanning toont duidelijk de taken die gedaan moeten worden, inclusief een start- en einddatum.
2. Iedere taak (balk in het overzicht) wijs je toe aan een verantwoordelijke partij.
3. Verbanden en afhankelijkheden tussen de taken zijn direct duidelijk.
4. Balkenplanning maken het gebruik van een ‘standlijn’ heel eenvoudig, waarmee de voortgang van het project bewaakt kan worden.

Wat is een standlijn?

Bij een balkenplanning kun je goed gebruik maken van een standlijn. Na het opstellen van een planning kan van alles gebeuren: deadlines zijn misschien te strak ingepland, betrokken partijen hebben hun eigen planning die kan veranderen, en andere omgevingsfactoren kunnen voor vertraging zorgen.

De standlijn geeft aan wat de voortgang in de praktijk is. Hiermee zie je dus meteen waar je in het project staat en of het project nog op schema loopt. Als dit niet het geval is kun je als projectleider dankzij de standlijn tijdig bijsturen. Ook opdrachtgevers zien direct hoe het project verloopt.

Hoe maak je een balkenplanning?

Een balkenplanning in Excel maken is heel eenvoudig. We hebben hieronder een voorbeeld van hoe je een balkenplanning kunt maken opgedeeld in 3 stappen. Wanneer het project ingewikkelder wordt (bijvoorbeeld doordat het om een heel groot project gaat), dan is het aan te raden om een specialistische planningstool te gebruiken: bijvoorbeeld KYP Project!

Stap 1: inventariseer de taken en deel deze op in fasen.

Om een balkenplanning te maken, moet je eerst weten welke taken uitgevoerd moeten worden. Soms is dit al gedaan en is het jouw taak om dit in een planning te zetten. In ieder geval moeten deze taken ook opgedeeld worden in fasen: dit zorgt uiteindelijk voor het meest duidelijke overzicht.

Tip: hou hierbij rekening welke taken afhankelijk zijn van anderen, en welke taken tegelijk kunnen gebeuren. Als je een balkenplanning maakt, dan kun je deze connecties ook inzichtelijk maken.

Stap 2: Maak een tijdlijn in Excel

Als alle taken geïnventariseerd zijn en in fasen opgedeeld zijn, zet je deze in een tijdlijn. Gebruik de kolommen om een tijdsindeling te maken. Je kunt bijvoorbeeld een week per vakje gebruiken: dan zet je in iedere kolom een weeknummer. Als een project een jaar duurt, dan heb je dus 52 kolommen: van week 1 tot en met week 52. Door het op deze manier in te delen, zie je ook direct weken waarin het werk stil ligt door bijvoorbeeld vakanties.

Tip: als je boven de weeknummers een maand zet, dan zie je duidelijker hoeveel tijd een project kost.

Stap 3: Bepaal hoe lang iedere taak gaat duren

Nu kun je voor iedere activiteit vakjes inkleuren. Een vakje staat in deze voorbeeld balkenplanning gelijk aan één week. Het kan zijn dat taken overlappen. In dit voorbeeld zie je dit doordat vakjes onder elkaar ingekleurd zijn. De tijd van een taak bepaal je als volgt:

1. Begin met de startdatum van de eerste activiteit.
2. Bepaal hoeveel tijd nodig is om een taak uit te voeren.
3. Houd ook rekening met eventuele wachttijden (bijvoorbeeld het wachten tot beton is uitgehard).
4. Met deze twee punten heb je inzichtelijk hoe lang een taak duurt. Bepaald de einddatum.
5. Vul de taak in de balkenplanning in. Herhaal deze stappen voor iedere volgende taak.

Op deze manier zet je snel en simpel een balkenplanning in elkaar. Naast de balkenplanning wordt ook vaak gebruik gemaakt planningen zoals een strokenplanning of een Gantt chart. Voor deze methoden van plannen hebben wij ook een uitleg, en we bieden hulp bij het gebruik van een Gantt chart.

Met KYP Project is het maken van een balkenplanning nog makkelijker!

Een balkenplanning maken in Excel is niet de ideale oplossing. Het wordt een stuk makkelijker met KYP Project. Je zet de taken eenvoudig in onze online bouwplanning tool. Koppel daarna een start- en einddatum eraan. KYP Project genereert automatisch een overzicht voor je, met een standlijn die iedere dag updatet! KYP Project lost hiermee meerdere nadelen van Excel op:

• Communicatie. Wijzigingen worden automatisch met alle betrokken partijen gecommuniceerd, daar hoef je dus niets voor te doen! Dit scheelt enorm veel e-mails.
• Eén versie. Met een bouw projectmanagement tool zoals KYP Project hebben betrokken partijen nooit meer de verkeerde versie, omdat er maar één versie is voor iedereen.
• Online. De planning is altijd toegankelijk via de website of de app voor Android en iOS, of je nu op kantoor zit of op de bouwplaats bent!