Hoe maak je een projectplan? – 5 stappen voor de basis

Een projectplan is de belangrijkste vormgever van een project. Door een projectplan te maken geef je heldere grenzen aan met een duidelijk doel. Zo werk je gericht naar het eindresultaat. Daarom wil je als projectmanager een goed projectplan hebben.

Maar je kan pas een goede, heldere planning maken als je weet wat het doel van het project is. Met een projectplanning zet en behaal je vervolgens de deadlines. Een projectplan voorkomt brandjes blussen en zorgt ervoor dat je grip houdt op al je bouwprojecten.

Daarom is het zo belangrijk om aan het begin van een project een plan op te stellen. In dit blog geven we je een stappenplan waarmee je een running start krijgt op al je projecten. Volg deze 5 stappen voor een goede basis:

1. Leg de volledige scope van het project vast.
2. Deel het bouwproject op in stappen en fasen.
3. Bepaal welke externe factoren invloed hebben op het project.
4. Stel een planning op.
5. Stel een communicatieplan op.

Een compleet projectplan in 5 stappen

Deze stappen hebben enige uitleg nodig om alles uit je projectplan te kunnen halen. Hieronder lichten we ze verder toe.

Stap 1: Leg de volledige scope van het project vast

Als projectmanager begin je natuurlijk niet helemaal aan het begin van een project. De scope van een bouwproject wordt al bepaald voordat überhaupt een tekening is gemaakt.

Echter is het wel belangrijk dat je voor jezelf een afbakening opstelt. Dan hebben we het voornamelijk over de volgende elementen:

Het maken van een overall planning

Hoewel het hier nog niet gaat om een compleet gedetailleerde uiteenzetting van alle verschillende elementen, is het wel belangrijk om de zaken te specifiek inventariseren. Welke materialen heb je nodig, en welke expertise? Welke taken volgen elkaar, bijvoorbeeld omdat ze afhankelijk van elkaar zijn? Door een compleet plaatje op te stellen van deze afhankelijkheden kan je de volgende stappen makkelijker invullen.

Het incalculeren van de partijen op basis van de tekeningen

De tekeningen zijn gemaakt, en je hebt de grove lijnen van een planning gezet. Nu kan je verder kijken naar de partijen die betrokken gaan worden bij het project. Je maakt een inschatting van het kostenplaatje, wanneer partijen ingepland moeten worden en op welke locatie. De grove opzet van de planning is hierbij heel handig: je hebt beter zicht op welke taken afhankelijk van elkaar zijn (denk bijvoorbeeld aan de beschikbaarheid van projectpartners).

Het opstellen van een kostenplaatje

Nadat je de benodigde materialen op een rijtje hebt, samen met de werkzaamheden die in dit project gedaan moeten worden en de partijen die je daarvoor nodig hebt, kan je een kostenplaatje opstellen. Vraag jezelf af: hoeveel gaat het bouwmateriaal kosten? Wat zijn de kosten voor kwaliteitsborgers? Door vooraf levermomenten op de bouw in te plannen voorkom je vertraging, mogelijke kosten en ben je duurzaam bezig. KYP Project helpt je hierbij met verschillende integraties zoals BMN, waarmee je bouwmateriaal direct vanuit de planning kan bestellen! En bijvoorbeeld Woningborg voor de kwaliteitsborging.

Stap 2: Project opdelen in stappen en fasen

Na de projectafbakening, deel je het project op in fasen. Welke cruciale taken moeten als eerst afgewerkt worden? Groepeer taken die aan elkaar gerelateerd zijn in fasen. Zo houd je het overzichtelijk voor de partijen die aan deze taken worden gekoppeld. En jij als projectmanager houdt beter zicht op de voortgang van het project. 

Stap 3: Bepaal welke externe factoren invloed hebben op het project

Projecten worden altijd beïnvloed door verschillende omgevingsfactoren. Vertragingen door andere partijen, regelgeving of andere factoren kunnen het project vertragen. Maak een inventarisatie van de partijen en factoren in de omgeving die invloed hebben op jouw aanpak van het project of het project zelf, zoals gemeenten, opdrachtgevers, en/of de Woningborg. Dit wordt een omgevingsanalyse genoemd. 

Naast de omgeving zijn er ook directe betrokkenen, zoals projectpartners of intern personeel. Inventariseer welke mensen je nodig hebt in en rondom je project, zodat de planning hierop afgestemd kan worden.

Stap 4: Koppel taken aan partijen

Nu alle elementen van de planning zijn geïnventariseerd, is het tijd om alle taken te koppelen aan de juiste uitvoerende partij. Op deze manier zijn de onderlinge relaties van de taken voor het hele team duidelijk en voorkom je fouten.

Het visualiseren van deze overall planning kan op verschillende manieren. Je kan er voor kiezen om een strokenplanning of balkenplanning / Gantt Chart op te zetten. Met KYP Project heb je eenvoudig en snel een volledig interactieve planning in elkaar. Koppel de betrokken partijen aan hun taken zodat iedereen onderdeel wordt van de planning. 

Stap 5: Stel een communicatieplan op

Nu de overall projectplanning is opgesteld, is het van belang om de planning up-to-date te houden. KYP Project maakt dit heel simpel. Taken worden in onze projectmanagement tool weergegeven in digitale post-its. Voer eenvoudig wijzigingen door bij onverwachte situaties, zoals slecht weer. De partij voor wie de wijziging van toepassing is krijgt gelijk een melding in de mailbox. Zodra een partij een taak heeft uitgevoerd vinken zij deze post-its af. Uitvoerders zien op deze manier dat de taak klaar is voor controle. Is de taak goed uitgevoerd? Dan kan de uitvoerder de taak voltooien.

KYP Project geeft je automatisch een signaal als de planning achter dreigt te lopen. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer digitale post-its niet worden afgevinkt door de partijen. Bovendien kan je met deze gegevens in de toekomst realistischere inschattingen maken over deadlines en budgets. KYP Project verzamelt namelijk zeer interessante gegevens met KYP Analytics, waarmee je inzicht krijgt in de elementen die goed lopen en minder goed lopen.

Bedenk tot slot ook hoe je mensen gaat informeren tijdens en over het project. Met KYP Project is het heel eenvoudig om de juiste en volledige informatie bij de juiste partijen aan te leveren. 

Het opstellen van een projectplan

Met de bovenstaande 5 stappen heb je een goede basis om een projectplan op te stellen. Hiermee inventariseer je de belangrijkste factoren die invloed hebben op de projectplanning. Onderschat het belang van een goede projectplanning dus niet, maar onthoud dat een planning in de praktijk altijd kan veranderen.

Uiteindelijk is een eerste planning bedoeld als leidraad en zal de daadwerkelijke planning meerdere keren wijzigen. Het idee is dat je een goede inventarisatie hebt van de stappen om te gebruiken voor een zo’n realistisch mogelijke tijdlijn. Zo houd je, ongeacht je rol en ervaring, meer grip op je projecten.