Faalkosten verminderen in de bouw doe je zo
Faalkosten, een terugkomend onderwerp. Of je nu projectleider bent of juist de uitvoerder of projectpartner, iedere bouwer krijgt ermee te maken. Iedereen moet verantwoording afleggen waarom deze kosten er zijn. Jaarlijks lopen faalkosten in de bouw- en vastgoedsector hoog op, tot miljarden euro’s. In deze blog gaan we in op de verschillende facetten rondom faalkosten en hoe jij faalkosten binnen jouw project kan verminderen.
Wat zijn faalkosten?
Faalkosten betekenis: in feite alle kosten die extra worden gemaakt om onderdelen te herstellen die niet aan de eisen of wensen voldoen. Dit kunnen kwaliteitseisen zijn, maar ook verwachtingen van de klanten. Alle onvoorziene kosten zijn hierin meegenomen (ABN Amro, 2019). Het begint bij één onvoorziene kostenpost, maar de ervaring leert dat het nooit bij één blijft.
4 op de 10 bouwbedrijven schatten hun faalkosten in op 5% of hoger, blijkt uit het onderzoek “Verspilde moeite. Over faalkosten in de bouwsector.” van ABN AMRO. Op een sectoromzet van ruim 100 miljard euro is dat 5 miljard euro aan faalkosten. Veel bedrijven worden faalkosten al meegenomen in de begroting. Gek eigenlijk.
Hoe ontstaan faalkosten?
Faalkosten in de bouw komen in iedere fase van een project voor. Toch komen de meeste faalkosten naar voren tijdens de uitvoerende fase. Bouwers krijgen onder andere te maken met tijdsdruk, langdurige projecten met veel variabele factoren en meerdere eindverantwoordelijken. Toch ontstaan faalkosten al eerder. De volgende factoren hebben invloed op de oplopende kosten tijdens een project:
1. Slechte voorbereiding: geen eenduidige gegevens in BIM of het BIM-model sluit niet aan bij de projectgegevens.
2. Inkopen op prijs: goedkoop is duurkoop wordt weleens gezegd. In de bouw komt dat geregeld voor. De producten of diensten zijn van minder goede kwaliteit, dat ervoor zorgt dat zaken bij oplevering worden afgekeurd en gecorrigeerd moeten worden.
3. Inkopen onder de noemer “gelijkwaardig aan”: de klant krijgt een alternatief voorgesteld, dat een ander detail heeft. In een later stadium kan dit detail voor problemen zorgen als blijkt dat het toch afwijkt van materiaal dat geëngineerd was.
4. Wijzigingen tijdens de bouw: waardoor de originele gegevens niet meer kloppen. Er wordt geïmproviseerd en net anders gebouwd met als gevolg dat zaken niet passen of worden afgekeurd.
5. Geen oplevering per activiteit: pas bij de eindoplevering worden mankementen uit eerdere activiteiten geconstateerd. Daardoor moeten niet één, maar meerdere activiteiten opnieuw uitgevoerd worden en dat zorgt voor de nodige kosten én vertraging.
Een overkoepelende oorzaak van bovengenoemde factoren is communicatie, of eigenlijk miscommunicatie. In hoeverre weet jijzelf of het BIM-model van jouw project volledig is en of materialen zijn ingekocht die aan de eisen voldoen? Miscommunicatie begint vaak al bij de overdracht van de overall planning naar een 6-wekenplanning, of realisatieplanning voor in de keet. De kans dat je waardevolle informatie verliest tijdens het omzetten van een planning is reëel. Ook onduidelijke afspraken maken met projectleden komt vaak voor. Taken of instructies zijn onduidelijk, omdat weinig of niets zwart-op-wit staat.
De gevolgen van faalkosten
We zien in de praktijk dat faalkosten weinig of niet geregistreerd worden, maar ook dat deze kosten helemaal niet worden begroot. Daar hebben we gelijk de grootste valkuil: projecttegenvallers, met als gevolg lage winst en/of marge.
Er heerste een cultuur waarbij vaak de onderaannemers voor de kosten opdraaien. Voor fouten die in eerste instantie al voorkomen hadden kunnen worden.
Hoe maak je faalkosten inzichtelijk?
Faalkosten zijn vaak niet inzichtelijk te maken. Dat komt enerzijds doordat bedrijven kosten niet of slecht registreren of men boekt de kosten weg onder onvoorziene kosten. Anderzijds worden faalkosten gedekt door financiële voordelen vanuit projecten, projectonderdelen of organisatie.
Zeker als je te maken hebt met langdurige projecten met veel variabele factoren en meerdere eindverantwoordelijken is het lastig om grip te houden op faalkosten. In de branche wordt gezegd dat faalkosten in een bouwproject zo’n 10% bedragen, maar zolang die kosten niet worden vastgelegd blijft dat een onduidelijke conclusie. Met Wkb in het vizier ontkom je er niet aan om faalkosten in de toekomst beter inzichtelijk te maken.
Bij ruimteontwikkelaar Bohemen hebben zij tijdens projecten faalkosten aangepakt.
“Wij kwamen uiteindelijk op 1,5%. Dit deden we door de post onvoorziene kosten op 0% te zetten en elke fout te registreren, een goede voorbereiding, de planning tijdens de bouw niet wijzigen en te werken met partners die we selecteerden op wat ze kunnen in plaats van wat ze kosten.”
Stan Roestenberg Initiatiefnemer Bohemen
De kostenpost inzichtelijk maken kan dus zeker, zo blijkt. Door faalkosten echt als faalkosten te registreren wordt de kostenpost berekenen een stuk makkelijker. Klinkt als een eenvoudig kunstje, toch?
Hoe jij faalkosten kan verminderen
Faalkosten reduceren is helemaal zo eenvoudig nog niet. Om faalkosten te verminderen of zelfs te voorkomen zijn een aantal punten van belang: een goede voorbereiding, goede samenwerking en standaardisatie met eenduidige gegevens. Met andere woorden: communicatie, planning en organisatie zijn belangrijke factoren die effect hebben op het verminderen van extra kosten binnen een project.
Een project opstarten begint bij goede organisatie: duidelijke afspraken met partners en heldere communicatie over informatie. Met de komst van Wkb ben je als aannemer verantwoordelijk om aan te tonen dat volgens bouwbesluit en bouwvergunning is gebouwd. Zorg ervoor dat je deze bewijslast en alle informatie over het project op één plek hebt. Lees er meer over in de blog Alles wat je moet weten over Wkb.
Volgende stap: de planning. Een realistische planning creëert helderheid over het project. Dit kan je doen door bijvoorbeeld de lean methodiek toe te passen. Hierbij komen alle projectpartners en betrokken partijen voorafgaand aan een project samen om met (virtuele) post-its een eerste planning op te zetten. Dit is een goede manier om alle partijen bij een project te betrekken. Alle neuzen dezelfde kant op.
Om de status van een project bij te houden maken (vooral grote) bouwers momenteel al gebruik van een dagstart. Een opfrismoment waarbij de planning in de keet kort wordt doorgenomen en waar de laatste ontwikkelingen van het project worden besproken. Iedereen die op dat punt in het project op de bouwplaats moet zijn is hier aanwezig. Even de koppen bij elkaar: waar staan we, waar lopen we tegenaan? Moet de planning gewijzigd worden? Welke gevolgen heeft dit? Behaal meer winst door slimmer te communiceren en beter samen te werken in projecten.
Met de drie bovenstaande stappen ben je in de goede richting om faalkosten in jouw projecten te reduceren. Van actief naar proactief bouwen.